Как закрывать месяц быстрее
Короткий ответ
Время уходит не на расчёты — их делает программа. Уходит оно на три вещи: собрать недостающие документы, ввести накопившееся и найти причину расхождений. Каждая лечится отдельно, и начинать надо с измерения, а не с автоматизации.
Способы решить задачу
01Измерить, где именно уходит время
0 ₽, один месяцОдно закрытие фиксируете по часам: сколько на сбор, сколько на ввод, сколько на поиск расхождений.
плюсы
- + Показывает настоящее узкое место
- + Ничего не стоит
- + Часто опровергает интуицию
минусы
- − Нужен один цикл наблюдения
- − Требует честности перед собой
02Вводить документы в течение месяца, а не в конце
0 ₽Разбиваете работу на ежедневные порции по 15–20 минут.
плюсы
- + Пик исчезает
- + Ошибки находятся раньше
- + Не требует никаких инструментов
минусы
- − Требует привычки
- − Не помогает, если документы приходят только в конце месяца
03Вручную
0 ₽, 2–5 дней авралаВвести всё накопившееся в последние дни, как обычно.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
04Сократить ручной ввод разбором документов
от 1 990 ₽ за пилотПачка сканов превращается в таблицу, из которой данные загружаются в учёт.
плюсы
- + Убирает самый монотонный кусок
- + Масштабируется на любой объём
минусы
- − Не влияет на сбор недостающих документов
- − Требует проверки результата
- − Стоит денег
Что выбрать
Сначала измерьте. Если больше всего времени уходит на сбор документов — автоматизация ввода не поможет вообще, и деньги будут потрачены зря. Если на ввод — тогда есть смысл. Мы говорим это прямо, потому что продать разбор человеку, у которого проблема в другом месте, легко, а вот удержать его потом невозможно.
Вопросы
Насколько быстрее станет?
Своих замеров у нас нет, и придумывать проценты мы не будем. Оценить можно самостоятельно: засеките, сколько минут уходит на ввод одного документа, и умножьте на их число за месяц. Это и есть верхняя граница выигрыша.
Что делать, если документы физически приходят только в конце месяца?
Работать с причиной — сроками предоставления документов. Про это есть отдельная страница о том, как добиться документов вовремя.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/zakryt-mesyats-bystree.
Другие задачи