Как контролировать цены по договору и спецификации
Короткий ответ
Расхождение цены со спецификацией почти никогда не бывает злым умыслом: чаще это новая редакция прайса, применённая к старому заказу, или менеджер, взявший цену не из того документа. Но найти это можно только сравнением, а сравнивать нужно с конкретной редакцией спецификации, а не «с договором вообще».
Способы решить задачу
01Вручную
От десяти минут на документ с двадцатью позициями; на спецификации в двести позиций способ неприменим.Открыть спецификацию и счёт рядом и сверить цены по позициям глазами.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Сверка по ключу «артикул плюс редакция»
Час на настройку, дальше минуты на документ.Свести позиции счёта и позиции действующей редакции спецификации в одну таблицу по артикулу и сравнить цены формулой.
плюсы
- + Работает на любом числе позиций
- + Показывает и завышение, и занижение
- + Даёт готовый список расхождений для письма поставщику
минусы
- − Нужен артикул в обоих документах
- − Требует следить, какая редакция спецификации действует на дату счёта
03Контроль по итоговой сумме заказа
Минута на документ, но и надёжность соответствующая.Сравнивать не позиции, а итог счёта с итогом согласованного заказа.
плюсы
- + Быстро
- + Не требует артикулов
минусы
- − Не ловит компенсирующие расхождения: одна позиция дороже, другая дешевле
- − Не показывает, какая позиция изменилась
04Допуск на отклонение
Настраивается вместе со сверкой, отдельной работы не требует.Задать допустимое отклонение цены, например один процент, и проверять только выходящие за него позиции.
плюсы
- + Убирает шум от округлений
- + Список расхождений становится коротким и его действительно читают
минусы
- − Систематическое занижение внутри допуска не заметно
- − Величину допуска приходится подбирать опытом
Что выбрать
Работающий вариант один: сведение позиций счёта и действующей редакции спецификации по артикулу с допуском на отклонение. Ключевая деталь — именно редакция: сравнение с устаревшей спецификацией даёт поток ложных расхождений, после которого отчёт перестают читать, и настоящее подорожание проходит незамеченным.
Вопросы
Что делать, если артикулов в спецификации нет?
Заводить таблицу соответствий между наименованиями в спецификации и в счетах. Это ручная работа на старте, но она делается один раз на поставщика и дальше переиспользуется.
Как понять, какая редакция спецификации действует?
По дате документа: действует та редакция, которая была согласована на дату счёта. Поэтому дату и номер редакции нужно хранить в таблице рядом с ценами, а не держать в голове.
Стоит ли оплачивать счёт с расхождением?
Это решение бизнеса, а не учёта. Но фиксировать расхождение нужно до оплаты: после платежа переговоры о цене ведутся с гораздо более слабой позиции.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/kontrolirovat-ceny-po-dogovoru.
Другие задачи