Как найти все документы по поставке
Короткий ответ
Документы связывает не общий признак, а цепочка ссылок: счёт указан в платёжке, накладная ссылается на счёт. Собрать поставку можно, только если эти ссылки сохранены при вводе.
Способы решить задачу
01Поиск по реестру
Минуты при готовом реестре.Все документы в одной таблице с контрагентом, номером, датой и суммой; поставка собирается фильтром.
плюсы
- + Секунды на поиск
- + Видно, чего не хватает
минусы
- − Нужен реестр
- − Ссылки между документами надо заполнять
02Поиск по номеру счёта
Минуты, если номер везде проставлен.Если номер счёта указан во всех связанных документах, поиск по нему собирает цепочку.
плюсы
- + Не требует особой структуры
- + Работает даже в почте
минусы
- − Номер указывают не всегда
- − Одинаковые номера у разных поставщиков
03Папка на сделку
Минуты на сделку.Для крупных поставок заводится отдельная папка со всеми файлами.
плюсы
- + Ничего не теряется
- + Удобно при разборе спора
минусы
- − Оправдано только для крупных сделок
- − Требует дисциплины
04Вручную
От получаса до часов на одну поставку.Искать по почте и папкам по памяти о контрагенте и примерной дате.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
Что выбрать
Реестр со ссылками между документами решает задачу целиком. Ключевое здесь не инструмент, а привычка проставлять номер основания при вводе — без неё цепочка не собирается ничем.
Вопросы
Свяжете документы между собой автоматически?
Нет. Мы разбираем каждый документ отдельно и вытаскиваем номер основания, если он напечатан. Связь строится по нему на вашей стороне — у документа нет знания о том, частью какой сделки он является.
Что делать, если ссылок в документах нет?
Собирать по контрагенту, датам и суммам — и принимать, что это будет предположение. Именно поэтому стоит попросить поставщика указывать номер счёта в накладной: это одна строка в его печатной форме.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/naiti-dokumenty-po-postavke.
Другие задачи