Словарь

Что такое закрывающие документы

Подробнее

• Счёт на оплату — предложение заплатить; он не подтверждает ни отгрузку, ни оказание услуги.
• Платёжное поручение подтверждает платёж, а не встречное исполнение со стороны поставщика.
• УПД совмещает функции накладной и счёта-фактуры, поэтому один документ закрывает и передачу товара, и основание для вычета.
• Незакрытый аванс остаётся дебиторской задолженностью независимо от того, что деньги уже ушли.

Частые ошибки

• ✕Считать оплаченный счёт закрытой сделкой: оплата без акта или накладной оставляет обязательство неисполненным.
• ✕Принимать скан вместо оригинала там, где договором предусмотрен обмен подписанными экземплярами.
• ✕Не отслеживать, какие авансы остались без закрывающих документов на конец периода.

Как это влияет на выгрузку

Термин важен не сам по себе, а тем, что меняется в итоговой таблице. Ниже — практические следствия для колонок и проверок.

• Реестр закрывающих строится сопоставлением трёх потоков: счета, платежи и акты с накладными. Ключ сопоставления — поставщик, номер и дата.
• Пустая колонка «дата акта» при заполненной «дата оплаты» — это и есть список незакрытых авансов.
• Номер счёта из назначения платежа нужен как отдельное поле, иначе связать оплату с документом автоматически не выйдет.

Связанные термины

• Первичные документы
• УПД
• Дебиторская задолженность
• Назначение платежа
• Агентский договор
• Перевыставление расходов