Как получать документы от поставщиков вовремя
Короткий ответ
Это организационная задача, а не техническая: ни один сервис не заставит поставщика прислать акт. Работают три вещи — регламент в договоре, регулярная сверка реестров и один ответственный человек, который звонит.
Способы решить задачу
01Письмо-напоминание вручную
0 ₽, 1–3 часа в неделюРаз в неделю проходите по списку поставщиков и пишете тем, от кого документов нет.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Работает сразу
минусы
- − Съедает время каждую неделю
- − Легко пропустить при загрузке
- − Без списка непонятно, кому писать
02Реестр ожидаемых документов
0 ₽, если реестр уже естьВедёте таблицу: по каким оплатам документы уже пришли, а по каким нет. Разница и есть список для обзвона.
плюсы
- + Видно, кто именно должен
- + Список формируется сам из оплат
- + Разговор с поставщиком становится предметным
минусы
- − Реестр надо чем-то наполнять
- − Требует дисциплины
03Условие в договоре
0 ₽, но время юристаПрописываете срок предоставления документов и последствия его нарушения.
плюсы
- + Даёт основание требовать
- + Работает на новых договорах
минусы
- − Не действует задним числом
- − Требует пересмотра действующих договоров
- − С мелкими поставщиками не всегда проходит
04Перейти на ЭДО с теми, кто готов
стоимость тарифа оператораДокумент приходит в момент отгрузки, а не через месяц.
плюсы
- + Задача исчезает целиком для этих поставщиков
- + Документ структурирован сразу
минусы
- − Работает только с подключёнными
- − Часть мелких поставщиков не подключится никогда
Что выбрать
Начните с реестра ожидаемых документов: он превращает «кажется, чего-то не хватает» в конкретный список из семи фамилий. Дальше выбор простой — с крупными поставщиками договариваться о сроке в договоре, с готовыми переходить на ЭДО, остальным звонить. Мы в этой задаче полезны только косвенно: помогаем быстро собрать реестр того, что уже пришло.
Вопросы
Может ли сервис распознавания решить эту проблему?
Нет, и обещать обратное было бы враньём. Разбор работает с документами, которые до вас доехали. Заставить поставщика их отправить не может никакая программа.
С чего начать, если поставщиков полсотни?
С двадцати процентов, которые дают восемьдесят процентов оборота. Мелкие разовые поставщики съедят всё время и почти не повлияют на результат.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/poluchit-dokumenty-ot-postavshchikov.
Другие задачи