Как принимать документы от подрядчиков на объекте
Короткий ответ
Главная проблема не в количестве, а в привязке к объекту: в документах подрядчика его часто нет. Пока объект проставляет тот, кто принимает документ, задача решаема; когда его проставляют в бухгалтерии через месяц — нет.
Способы решить задачу
01Единая точка приёма
Бесплатно, но нужна договорённость.Один адрес или чат, куда подрядчики шлют документы, и правило: без указания объекта документ не принимается.
плюсы
- + Ничего не теряется по дороге
- + Объект известен сразу
минусы
- − Требует дисциплины подрядчиков
- − Кто-то всё равно пришлёт прорабу лично
02Разбор с проставлением объекта при приёме
Минуты на документ.Документы разбираются в таблицу, объект добавляется колонкой в момент получения.
плюсы
- + Затраты сразу ложатся на объект
- + Не нужно вспоминать через месяц
минусы
- − Нужен человек, который знает, куда относить
- − Не заменяет дисциплину подрядчиков
03Реестр ожидаемых документов
Час на настройку по каждому подрядчику.По каждому подрядчику известно, что он должен сдать за период; недостающее видно списком.
плюсы
- + Видно, кто не сдал
- + Закрытие месяца перестаёт быть авралом
минусы
- − Нужно вести перечень обязательств
- − Требует регулярного обновления
04Вручную
Несколько дней в конце каждого месяца.Собирать пачку в конце месяца и разбирать её вручную.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
Что выбрать
Первое и самое дешёвое — правило «объект указывает тот, кто передаёт документ». Всё остальное надстраивается над ним; без него любая система будет копить документы без привязки.
Вопросы
Проставите объект автоматически?
Только если он напечатан в документе. Накладная на материалы обычно про объект ничего не знает — брать его неоткуда, и угадывать мы не будем.
Фотографии с объекта разбираются?
Печатные документы — да, если снимок читаем. Рукописные заявки и наряды — нет, и на стройке их обычно много: это стоит учитывать в расчётах.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/prinimat-dokumenty-ot-podryadchikov.
Другие задачи