Как принять первые документы от нового поставщика
Короткий ответ
У первой поставки есть свойство, которого потом не будет: пока вы ничего не заплатили, поставщик заинтересован ответить на любые вопросы. Это единственный момент, когда легко договориться о формате документов, реквизитах для сверки и способе доставки — потом договариваться придётся с тем, кто уже получил деньги.
Способы решить задачу
01Вручную
Ноль сейчас; каждая последующая поставка обходится в ручной разбор неудобного формата.Принять документы как есть, оплатить, а с форматом разбираться по ходу дела.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Проверка реквизитов до платежа
Пять-десять минут на нового контрагента.Сверить ИНН и КПП с открытыми данными, проверить контрольный разряд счёта в клиент-банке, убедиться, что наименование в счёте совпадает с наименованием в договоре.
плюсы
- + Ловит и опечатку, и подмену реквизитов
- + Занимает несколько минут
- + Делается один раз на контрагента
минусы
- − Не защищает от смены реквизитов позже
- − Требует доступа к клиент-банку на этапе заведения
03Договориться о формате на входе
Одно письмо при заведении контрагента.Попросить присылать документы в PDF из учётной программы, а не сканом; попросить отдельный файл на документ, а не пачку; попросить указывать номер вашего заказа в счёте.
плюсы
- + Снимает половину будущих проблем разбора
- + Новый поставщик почти всегда соглашается
- + Ничего не стоит
минусы
- − Договорённость забывается при смене менеджера у поставщика
- − Не действует на крупных поставщиков с жёстким шаблоном
04Пробный разбор первого документа
Полчаса на первый документ поставщика.Прогнать первый документ через тот способ обработки, которым будете пользоваться дальше, и посмотреть, что ломается: табличная часть, реквизиты, единицы измерения.
плюсы
- + Показывает реальную стоимость обработки этого поставщика
- + Проблемы находятся до того, как поток вырос
минусы
- − Требует времени на первом документе
- − Один документ не покрывает всех вариантов их шаблона
Что выбрать
Минимум — проверка реквизитов до платежа: она ловит и опечатку, и попытку подмены, и стоит десять минут. Максимум пользы даёт письмо о формате, отправленное вместе с подтверждением заказа: в этот момент поставщик мотивирован соглашаться, а через полгода то же письмо останется без ответа.
Вопросы
Какие реквизиты проверять обязательно?
ИНН и наименование — по открытым данным налоговой службы; расчётный счёт вместе с БИК — контрольным разрядом в клиент-банке. Совпадение наименования в счёте и в договоре тоже стоит проверить: расхождение часто означает, что счёт выставила другая организация группы.
Стоит ли требовать документы до оплаты?
Счёт — да, он и есть основание для платежа. Закрывающие документы приходят после поставки, и требовать их авансом бессмысленно. Но договориться о сроке их получения имеет смысл сразу.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/prinyat-dokumenty-ot-novogo-postavshchika.
Другие задачи