Как посчитать, окупится ли автоматизация ввода документов
Короткий ответ
Считайте так: количество документов × минут на документ × стоимость минуты сотрудника. Полученная сумма — верхняя граница того, что имеет смысл платить.
Способы решить задачу
01Посчитать по времени
0 ₽Замерить, сколько реально уходит на десять документов, и умножить.
плюсы
- + Простая проверяемая цифра
минусы
- − Не учитывает стоимость ошибок
02Добавить стоимость ошибок
0 ₽Прибавить время на исправление и последствия: повторные оплаты, пени, споры на сверке.
плюсы
- + Ближе к реальности
минусы
- − Труднее оценить
03Замер вместо оценки
день работы, цифра живёт долгоЗасечь время на обработку двадцати документов подряд, отдельно по типам, считая полный цикл — включая поиск недостающего и переписку с поставщиком.
плюсы
- + Даёт настоящую цифру вместо ощущения
- + Занимает один день
минусы
- − Наблюдаемый работает быстрее обычного
- − Выборка может не отражать тяжёлые случаи
04Расчёт по разнице, а не от нуля
полчаса поверх замераСчитать экономию как разницу двух сценариев: остаточная проверка, исключения и переписка никуда не денутся.
плюсы
- + Расчёт выдерживает проверку
- + Не создаёт ожиданий, за которые потом отвечать
минусы
- − Экономия выглядит скромнее
- − Требует признать ограничения решения
Что выбрать
Три частые ошибки: считать по окладу, а не по стоимости часа с налогами; забывать про пиковые периоды; игнорировать то, что освободившееся время не всегда превращается в деньги.
Вопросы
Что если сотрудник всё равно в штате?
Тогда экономия не в деньгах, а в том, чем он займётся вместо ввода. Если ответа на этот вопрос нет — честнее признать, что автоматизация не окупится.
Почему оценка по памяти всегда занижена?
Потому что вспоминается непрерывное действие — ввод, — а не паузы вокруг него: поиск файла, уточнение у поставщика, возврат к отложенному документу. При замере полного цикла цифра обычно вырастает вдвое.
Что делать, если расчёт показал, что не окупается?
Принять это как результат. Он означает, что при текущем объёме задача решается организационно — регламентом и договорённостями с поставщиками, — и к вложениям стоит вернуться, когда поток вырастет.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/poschitat-okupaemost.
Другие задачи