В каких случаях не стоит внедрять разбор документов
Пять ситуаций, в которых разбор документов не окупится и лучше не начинать. Честно, с цифрами и без оговорок.
На этой странице нет сравнительной таблицы с конкурентами: их цены и возможности меняются, а писать о чужих продуктах по памяти — значит вводить вас в заблуждение. Вместо этого — критерии и вопросы, которые стоит задать всем, включая нас.
По чему сравнивать
01Меньше тридцати документов в месяц
При таком потоке ручной ввод занимает несколько часов в месяц. Внедрение, настройка и проверка съедят больше.
Как проверить: Посчитайте документы за прошлый месяц и умножьте на среднее время ввода одного.
02Весь поток уже идёт через ЭДО
Документы из ЭДО машиночитаемы и попадают в учёт без распознавания. Разбирать нечего.
Как проверить: Посмотрите, какая доля входящих приходит бумагой или PDF на почту.
03Данные никуда не переносятся
Если документы только подшиваются, а данные из них не нужны, превращать их в таблицу незачем.
Как проверить: Спросите себя, что вы делаете с данными после получения документа.
04Документы преимущественно рукописные
Рукописный текст не распознаётся. Если такова половина потока, автоматизируется в лучшем случае вторая половина.
Как проверить: Просмотрите пачку за неделю и посчитайте долю рукописного.
05Некому проверять результат
Разбор не отменяет проверки. Если у результата нет ответственного, ошибки уедут в учёт быстрее, чем раньше.
Как проверить: Назовите человека, который будет смотреть выгрузку. Если такого нет — не начинайте.
Вопросы поставщику
- 1Сколько документов мы обрабатываем за месяц на самом деле?
- 2Какая доля приходит бумагой или PDF, а не через ЭДО?
- 3Что мы делаем с данными после получения документа?
- 4Сколько документов рукописные?
- 5Кто будет проверять результат?
Наши ответы на эти же вопросы
- Если ваш случай попадает хотя бы в два пункта из пяти, мы скажем об этом на первом же разговоре, а не после оплаты.
- Терять клиента, которому продукт не нужен, дешевле, чем получить его недовольным через месяц.
- Мы разбираем первый счёт вручную и бесплатно как раз для того, чтобы это стало видно до денег.
Вопросы
Зачем вы отговариваете от покупки?
Потому что продукт, который не нужен, не удерживается. Нам выгоднее один клиент, у которого он работает, чем три, которые уйдут через месяц.
А если объём вырастет?
Тогда и возвращайтесь. Разбор документов — не то решение, которое нужно принимать заранее: он подключается за день, когда становится нужен.
Проверьте нас по этим же критериям
Пилот на 30 дней — это и есть тест на ваших документах, только с результатом на руках.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/vybor/kogda-ne-nuzhna-avtomatizaciya.
Другие материалы о выборе