Словарь

Сколько хранить первичные документы

Подробнее

• Закон о бухгалтерском учёте требует хранить первичные документы не менее пяти лет после отчётного года.
• Налоговое законодательство устанавливает собственные сроки, и по отдельным документам они отличаются от бухгалтерских.
• Отсчёт идёт не от даты документа, а от окончания отчётного года, поэтому реальный срок всегда длиннее номинального.
• Отдельные категории документов имеют увеличенные сроки хранения; по спорным случаям срок нужно проверять по действующим правилам, а не по общему числу.

Частые ошибки

• ✕Считать срок от даты документа, а не от конца отчётного года: так документ уничтожается раньше положенного.
• ✕Уничтожать бумажный оригинал сразу после сканирования, если скан не имеет юридической силы по вашим правилам обмена.
• ✕Хранить единственную копию электронного архива на одном носителе без резервирования.

Как это влияет на выгрузку

Термин важен не сам по себе, а тем, что меняется в итоговой таблице. Ниже — практические следствия для колонок и проверок.

• Реестр документов должен хранить дату документа и отчётный год отдельно: срок считается от второго.
• Электронный архив требует читаемости через годы — отсюда смысл форматов, рассчитанных на длительное хранение.
• Скан без подтверждённого происхождения хуже оригинала: при проверке важно, откуда файл взялся и не менялся ли он.

Связанные термины

• Первичные документы
• 402-ФЗ
• PDF/A
• Юридическая сила скана