Как оценить нагрузку на бухгалтерию по первичке
Короткий ответ
Нужны три числа: количество документов за период, среднее время на документ и стоимость часа. Первое берётся из реестра, третье из кадровых данных, а второе — единственное, что придётся измерить. Мерить его надо замером, а не оценкой по памяти: люди систематически недооценивают время на рутину.
Способы решить задачу
01Вручную
Полчаса и результат, расходящийся с реальностью в обе стороны.Спросить у сотрудников, сколько времени уходит, и сложить ответы.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Замер на выборке
День на замер, дальше цифра живёт долго.Засечь время на обработку двадцати-тридцати документов подряд, отдельно по типам: счёт, накладная, акт. Считать полный цикл — от получения до занесения.
плюсы
- + Даёт настоящую цифру
- + Показывает разброс между типами документов
- + Занимает один день
минусы
- − Наблюдаемый работает быстрее обычного
- − Выборка может не отражать сложные случаи
03Обратный счёт от реестра
Час при наличии реестра.Взять число обработанных документов за месяц и разделить на него известное время, потраченное на участок.
плюсы
- + Не требует замера
- + Учитывает всё, включая исправления и поиск
минусы
- − Нужно уметь отделить время на первичку от прочей работы
- − Даёт среднее, скрывая тяжёлые случаи
04Раздельный учёт по типам
Два-три дня наблюдений.Считать время отдельно для простых документов и для тех, что требуют разбирательства: расхождения, недостающие поля, спорные суммы.
плюсы
- + Показывает, где именно уходит время
- + Обычно выясняется, что десять процентов документов съедают половину времени
минусы
- − Сложнее в организации замера
- − Требует классификации на входе
Что выбрать
Минимально достаточно замера на выборке в двадцать-тридцать документов с разделением по типам. Ключевая деталь — считать полный цикл, включая поиск недостающего и уточнения у поставщика: именно эта часть обычно не попадает в оценку по памяти и именно она составляет большую часть затрат.
Вопросы
Почему оценка по памяти всегда занижена?
Потому что вспоминается непрерывное действие — ввод, — а не паузы вокруг него: поиск файла, уточнение у поставщика, возврат к отложенному документу. При замере полного цикла цифра обычно вырастает вдвое.
Что делать с полученной цифрой?
Сравнить с ней стоимость любого предлагаемого решения. Если экономия меньше затрат, решение не нужно — и это нормальный результат измерения, а не повод искать другую методику.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/ocenit-nagruzku-na-buhgalteriyu.
Другие задачи