Словарь

Имеет ли скан документа юридическую силу

Подробнее

• Стороны вправе договориться в самом договоре, что обмен сканами по согласованным адресам имеет силу до обмена оригиналами.
• Электронный документ, подписанный электронной подписью, — не скан: он изначально существует в электронном виде и приравнивается к подписанному собственноручно.
• Скан, заверенный подписью и печатью организации, отличается от простого снимка тем, что кто-то принял на себя ответственность за соответствие оригиналу.
• При налоговой проверке и в суде требования к форме документов определяются отдельными правилами, и скан там не всегда заменяет бумагу.

Частые ошибки

• ✕Уничтожать бумажный оригинал сразу после сканирования, не проверив, допускает ли это ваш порядок хранения.
• ✕Считать любой присланный по почте снимок эквивалентом подписанного документа.
• ✕Путать скан с электронным документом: у второго есть подпись и проверяемая целостность, у первого нет ни того, ни другого.

Как это влияет на выгрузку

Термин важен не сам по себе, а тем, что меняется в итоговой таблице. Ниже — практические следствия для колонок и проверок.

• Для разбора данных юридическая сила значения не имеет: цифры из скана извлекаются одинаково независимо от его статуса.
• А вот для учёта имеет: данные можно занести заранее, но проводить документ без надлежащего экземпляра рискованно.
• Практичный порядок — разбирать скан сразу, чтобы не ждать бумагу, и держать отдельную отметку о получении оригинала.

Связанные термины

• Первичные документы
• Электронная подпись
• Сроки хранения документов