Как отследить, сколько выбрано по договору
Короткий ответ
Нужен нарастающий итог по каждому договору: сумма всех накладных и актов с этим основанием. Считать его надо от документов, а не от платежей — оплата и поставка расходятся во времени.
Способы решить задачу
01Вручную
0 ₽, 5 минут на документВести таблицу договоров с колонкой лимита и добавлять каждую поставку строкой, пересчитывая остаток.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Отчёт в учётной системе
включено в системуНастроить отчёт по договорам с оборотами и остатком лимита.
плюсы
- + Считается само
- + Данные уже в системе
минусы
- − Нужны корректно заполненные основания в документах
- − Настройка требует времени
03Разбор документов с извлечением основания
1 990 ₽ за 30 днейВынимать номер договора из каждой накладной и собирать нарастающий итог в таблице.
плюсы
- + Работает даже без учётной системы
- + Ловит документы без договора
минусы
- − Нужна ручная сверка спорных оснований
- − Не отслеживает неденежные условия
Что выбрать
Один договор с двумя поставками в квартал считается на салфетке. Десяток рамочных договоров с еженедельными отгрузками без автоматического подсчёта неизбежно приведёт к превышению лимита — и обнаружится это при сверке, а не при поставке.
Вопросы
Считать по накладным или по оплатам?
По накладным: лимит договора — про поставленный объём, а не про уплаченные деньги. Оплата может отставать на месяцы, и по ней лимит выглядит невыбранным, когда он уже исчерпан.
Что делать с документами без ссылки на договор?
Выносить в отдельный список и разбирать руками. Молча приписывать их к ближайшему договору — самый простой способ получить неверный остаток лимита.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/otsledit-ispolnenie-dogovora-po-summam.
Другие задачи