Как не просрочить оплату счетов
Короткий ответ
Проблема в том, что срок оплаты нигде не хранится структурированно: в счёте он записан фразой, в договоре — условием, в голове — приблизительно. Как только он становится колонкой с датой, задача решается сортировкой.
Способы решить задачу
01Держать сроки в голове
0 ₽ и рискРаботает, пока поставщиков немного и все условия одинаковые.
плюсы
- + Ничего не требует
минусы
- − Ломается при отпуске или болезни
- − Не масштабируется
- − Пени приходят внезапно
02Календарь с напоминаниями
0 ₽, 2–3 минуты на счётНа каждый счёт заводите событие с датой оплаты.
плюсы
- + Напоминает само
- + Инструмент уже есть у всех
минусы
- − Заводить события руками — та же ручная работа
- − События копятся и теряются среди прочих
03Таблица со сроком оплаты отдельной колонкой
0 ₽, если таблица уже ведётсяКаждый счёт — строка с датой оплаты. Сортировка по дате даёт список на неделю.
плюсы
- + Виден весь горизонт сразу
- + Легко считать суммы к оплате по неделям
- + Не зависит от памяти
минусы
- − Кто-то должен заполнять колонку
- − Срок надо вытащить из текста счёта
04Разбор счетов с выгрузкой в реестр
от 1 990 ₽ за пилотРеквизиты и текст условий оплаты попадают в таблицу автоматически, дату проставляете вы.
плюсы
- + Убирает переписывание реквизитов
- + Реестр собирается сам
минусы
- − Срок в днях мы из текста не вычисляем
- − Стоит денег
- − Полезно только на объёме
Что выбрать
Ключ не в инструменте, а в том, чтобы срок оплаты вообще существовал как дата, а не как фраза «в течение 10 банковских дней». Заведите колонку и заполняйте её — даже вручную это окупается первой же непойманной просрочкой. Мы можем ускорить сбор реестра, но саму дату всё равно проставляет человек.
Вопросы
Почему вы не вычисляете дату оплаты из текста счёта?
Потому что формулировок множество, а ошибка стоит дорого. «10 банковских дней с момента поставки» требует знать дату поставки и календарь банковских дней. Неверная дата в поле «оплатить до» опаснее пустого поля.
Что делать со счетами без срока оплаты?
Смотреть в договор — обычно условие там. Если и там нет, ставьте свой рабочий срок и помечайте такие счета отдельно: это повод уточнить условия у поставщика.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/otsledit-sroki-oplaty.
Другие задачи