Как перенести архив при смене системы
Короткий ответ
Переносить весь архив обычно не нужно и дорого. Разумный минимум — открытые обязательства и текущий год; остальное оставляют в старой системе или выгружают файлами.
Способы решить задачу
01Перенести только активное
Дни вместо недель.Открытые счета, незакрытые отгрузки, действующие договоры. Закрытые периоды остаются в архиве.
плюсы
- + Быстро и дёшево
- + Новая система не тащит мусор
минусы
- − Историю нужно где-то держать
- − Сравнение с прошлыми периодами усложняется
02Выгрузить историю в таблицы
От нескольких дней.Прошлые периоды выгружаются реестрами: контрагент, документ, сумма, дата, ссылка на файл.
плюсы
- + История остаётся доступной
- + Не зависит от старой системы
минусы
- − Не заменяет полноценный учёт
- − Ссылки на файлы надо сохранить
03Полная миграция
Недели работы и внешние специалисты.Переносятся все документы со связями и остатками.
плюсы
- + Единое место для всего
- + Полная сопоставимость периодов
минусы
- − Дорого и долго
- − Ошибки миграции всплывают месяцами
04Вручную
Оправдано только на очень малых объёмах.Вводить прошлые документы в новую систему руками.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
Что выбрать
Решайте по вопросу «что мы будем искать через год». Обычно это открытые долги и документы текущего года — их и переносите, остальное держите реестром со ссылками на файлы.
Вопросы
Стоит ли распознавать старый бумажный архив при переходе?
Обычно нет. Сканировать имеет смысл то, к чему реально обращаются: договоры, открытые обязательства, документы последнего года. Оцифровка всего подряд — это расход, который редко окупается.
Как сохранить связь документа с файлом?
Держать в реестре колонку с путём или ссылкой и не перекладывать файлы после выгрузки. Потеря связи — самая частая беда таких переносов, и она обнаруживается через полгода.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/perenesti-arhiv-pri-smene-sistemy.
Другие задачи