Как быстро собрать пакет документов по запросу
Короткий ответ
Скорость зависит не от того, где лежат документы, а от того, есть ли по ним указатель. Бумажный архив без описи перебирается руками; папка сканов ищется по имени файла; реестр в таблице фильтруется за секунду.
Способы решить задачу
01Перебрать бумажный архив
0 ₽, от нескольких часовИдёте по папкам за нужные периоды и отбираете документы по контрагенту.
плюсы
- + Ничего не требует
- + Оригиналы сразу под рукой
минусы
- − Часы и дни на большой период
- − Легко пропустить документ
- − Невозможно проверить полноту
02Искать по папке сканов
0 ₽, от часаПоиск по именам файлов, если они осмысленные, или просмотр глазами, если нет.
плюсы
- + Быстрее бумаги
- + Копии готовы сразу
минусы
- − Работает только при осмысленных именах
- − По содержимому сканов поиск не идёт
03Поиск по текстовому слою
разово по объёму архиваСканы прогнаны через распознавание, и по архиву работает полнотекстовый поиск.
плюсы
- + Находит по номеру и названию внутри документа
- + Не требует переименования файлов
минусы
- − Ошибки распознавания делают часть документов ненаходимыми
- − Слой надо один раз сделать
04Фильтр по реестру
от 1 990 ₽ за пилотТаблица с контрагентом, ИНН, номером, датой и ссылкой на файл фильтруется за секунду.
плюсы
- + Секунды вместо часов
- + Полнота проверяется по нумерации и суммам
- + Сразу видно, чего не хватает
минусы
- − Реестр нужно вести заранее
- − За прошлые годы придётся собирать
Что выбрать
Главная развилка — есть указатель или нет. Если запросы приходят регулярно, реестр окупается первым же из них. Если это разовая история за старый период, дешевле перебрать бумагу руками, чем оцифровывать архив ради одного запроса. Мы говорим это прямо, потому что оцифровка архива «на всякий случай» — самая частая трата впустую.
Вопросы
Что именно нужно представлять по запросу?
Состав пакета определяют требования запроса, ваш бухгалтер и, если нужно, юрист. Мы этот вопрос не толкуем и советов здесь не даём — наша часть чисто механическая: быстро найти и собрать то, что вы решили представить.
Достаточно ли копий из реестра?
Реестр — это указатель, а не замена документам. Он говорит, где лежит оригинал; представляете вы то, что требуется, и в том виде, в каком требуется.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/podgotovit-dokumenty-po-zaprosu.
Другие задачи