Как подготовить данные для аудиторской проверки
Короткий ответ
Аудитор почти никогда не просит все документы — он просит выборку по критериям: период, сумма выше порога, конкретные контрагенты. Вся сложность в том, чтобы быстро эту выборку составить и подтвердить, что она полна. Компании, у которых есть реестр с суммами и датами, проходят это за часы; те, у кого только папки со сканами, — за недели.
Способы решить задачу
01Вручную
От нескольких дней; при поиске по бумажному архиву — недели.Поднимать документы по списку из запроса, находя каждый в папках и подшивках.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Реестр с полями отбора
Ведение по ходу работы; к проверке — минуты.Иметь таблицу, где по каждому документу есть дата, контрагент, сумма, тип и ссылка на файл. Выборка делается фильтром, комплект собирается по ссылкам.
плюсы
- + Выборка за минуты по любому критерию
- + Сразу видно, каких файлов не хватает
- + Один реестр закрывает и аудит, и налоговый запрос
минусы
- − Реестр надо вести постоянно, а не собирать к проверке
- − Ссылки ломаются при перемещении файлов
03Опись передаваемых документов
От получаса на комплект, зависит от объёма.Составить перечень того, что именно передано: номера, даты, суммы, количество листов. Подписать обеими сторонами.
плюсы
- + Фиксирует объём переданного
- + Снимает споры о том, что документ не давали
- + Показывает полноту выборки
минусы
- − Занимает время на составлении
- − Требует аккуратности в номерах
04Заранее закрытые известные пробелы
Несколько часов раз в квартал.До запроса пройти по реестру и найти оплаченные счета без закрывающих документов, запросив их у поставщиков.
плюсы
- + Пробел закрывается спокойно, а не в режиме срочности
- + Поставщик отвечает охотнее, когда его не торопят
минусы
- − Требует времени заранее
- − Часть документов получить уже не выйдет
Что выбрать
Всё решается до запроса, а не после: реестр с датами, суммами и ссылками на файлы превращает подготовку выборки из недельной работы в фильтр. Отдельно стоит раз в квартал искать оплаченные счета без закрывающих — это ровно то, что аудитор найдёт сам, и лучше закрыть эти пробелы заранее и спокойно.
Вопросы
Отдавать оригиналы или копии?
Обычно достаточно копий, но порядок стоит согласовать письменно. Если передаются оригиналы, опись обязательна, и в ней должно быть указано количество листов по каждому документу.
Что делать, если документ не находится?
Сказать об этом прямо и запросить дубликат у контрагента. Молчание про недостающий документ хуже самого пробела: аудитор всё равно его обнаружит, но теперь ещё и с вопросом о достоверности вашей выборки.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/podgotovit-dannye-dlya-auditora.
Другие задачи