Как передать дела при смене бухгалтера
Короткий ответ
Главный риск не в том, что документы пропадут, а в том, что уйдёт знание: у кого какие условия, где лежит папка за позапрошлый год, какие поставщики вечно задерживают акты. Лечится это описью и реестрами, а не устной передачей.
Способы решить задачу
01Устная передача
0 ₽Новый бухгалтер две недели ходит за старым и записывает.
плюсы
- + Ничего не требует
- + Передаётся контекст, а не только факты
минусы
- − Работает только если уходящий настроен помогать
- − Половина забудется
- − Невозможно проверить полноту
02Опись документов с подписями сторон
0 ₽, но несколько дней работыСоставляете перечень того, что передаётся: по годам, по типам, по контрагентам.
плюсы
- + Фиксирует состояние на дату
- + Защищает обе стороны
- + Видно, чего не хватает
минусы
- − Требует времени на составление
- − По бумажному архиву делается долго
03Реестры в таблицах вместо папок
от 1 990 ₽ за пилот, если реестра ещё нетДокументы за последние периоды сведены в таблицы: контрагент, номер, дата, сумма, где лежит оригинал.
плюсы
- + Передаётся мгновенно
- + Поиск не требует знания структуры папок
- + Полнота проверяется формулой
минусы
- − Реестры надо чем-то наполнить
- − За старые годы делать дорого
Что выбрать
Опись обязательна в любом случае — это единственное, что фиксирует состояние на дату передачи. Реестр в таблице полезен сверх того: он превращает «спросите у Марии Ивановны» в поиск по колонке. Делать реестр за все годы разом смысла нет, начните с текущего и прошлого.
Вопросы
Что именно должно быть в описи?
Состав описи и требования к передаче дел — вопрос к вашему бухгалтеру и юристу, мы его не толкуем. Практически полезно перечислить: периоды, типы документов, их количество и место хранения.
Успеет ли сервис оцифровать архив за две недели?
Весь архив — почти наверняка нет, и обещать не будем. Реалистичная задача на такой срок — свести в таблицу текущий год, а старые периоды оставить бумагой с описью.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/peredat-dela-pri-smene-buhgaltera.
Другие задачи