Как отследить окончание сроков договоров
Короткий ответ
Окончание договора не сопровождается никаким событием: поставки продолжаются, счета приходят, и обнаруживается это при проверке или при споре. Нужен реестр с датой окончания и регулярный взгляд на ближайшие — всё остальное надстраивается поверх.
Способы решить задачу
01Вручную
Работает для трёх договоров и перестаёт при двадцати.Помнить сроки по ключевым договорам и проверять папку раз в год.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Реестр с датой окончания
час на первичное заполнениеВести таблицу договоров с датами начала и окончания, условием пролонгации и ответственным. Смотреть ближайшие раз в месяц.
плюсы
- + Один взгляд отвечает на вопрос по всем договорам сразу
- + Заодно становится справочником условий
минусы
- − Нужно завести и поддерживать
- − Дату окончания приходится вычитывать из текста
03Учёт условия автопролонгации
полчаса на договор при первичном заполненииОтмечать, продлевается ли договор автоматически и в какой срок надо предупредить об отказе.
плюсы
- + Отвечает на вопрос, что случится при бездействии
- + Срок отказа обычно раньше окончания и его пропускают чаще самого окончания
минусы
- − Формулировки условия неоднозначны и требуют внимательного чтения
04Связь договора с поставками
формула поверх реестра поставокПроверять, идут ли по договору поставки после даты окончания: это находит истёкшие договоры без всякого календаря.
плюсы
- + Ловит то, что пропустил реестр
- + Опирается на факт, а не на память
минусы
- − Обнаруживает постфактум, а не заранее
Что выбрать
Достаточно реестра с датой окончания и условием пролонгации, просматриваемого раз в месяц. Отдельно стоит отметить: срок отказа от автопролонгации почти всегда наступает раньше самой даты окончания, и пропускают именно его. Проверка поставок после даты окончания нужна как страховка от того, что реестр вели неаккуратно.
Вопросы
Что будет, если поставки идут по истёкшему договору?
Отношения не прекращаются, но условия становятся спорными: цена, отсрочка, ответственность. При споре каждая сторона будет ссылаться на удобное ей толкование, и предсказать исход нельзя.
Почему пропускают срок отказа от пролонгации?
Потому что он не совпадает с датой окончания и обычно наступает за месяц-два до неё. В реестре это должна быть отдельная колонка с вычисленной датой, а не примечание к сроку действия.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/otsledit-okonchanie-dogovorov.
Другие задачи