Как вести учёт авансов поставщикам
Короткий ответ
Незакрытый аванс не виден ни в списке неоплаченных счетов, ни в списке поступлений: счёт оплачен, документа о поставке нет, и обе привычные проверки этот случай не ловят. Он находится только специальным сопоставлением платежей с закрывающими документами.
Способы решить задачу
01Вручную
Час-два на квартал и всё та же зависимость от памяти.Периодически просматривать оплаты и вспоминать, по каким из них товар пришёл.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Сопоставление платежей и закрывающих документов
Час на настройку, дальше несколько минут на прогон.Свести таблицу оплат с таблицей поступлений по поставщику и номеру счёта. Строки, где есть оплата и нет закрывающего документа, и есть незакрытые авансы.
плюсы
- + Находит всё, включая забытое
- + Работает на любом объёме
- + Не требует менять процесс
минусы
- − Нужен номер счёта в обеих таблицах
- − Частичные поставки требуют сравнения сумм, а не факта наличия
03Срок ожидания поставки
Несколько секунд на платёж.Записывать при оплате аванса ожидаемую дату поставки и подсвечивать строки, где она прошла, а документа нет.
плюсы
- + Проблема всплывает вовремя, а не при закрытии квартала
- + Даёт основание для разговора с поставщиком
минусы
- − Дату нужно заполнять при каждой оплате
- − Срок часто неизвестен точно
04Регулярная сверка с поставщиком
От получаса на контрагента.Раз в квартал запрашивать акт сверки у поставщиков, с которыми работаете по предоплате.
плюсы
- + Показывает картину с другой стороны
- + Ловит расхождения, которых в ваших данных не видно
минусы
- − Зависит от готовности поставщика
- − Сверка сама по себе занимает время
Что выбрать
Основной инструмент один: сопоставление оплат с закрывающими документами по поставщику и номеру счёта. Ожидаемая дата поставки полезна как ранний сигнал — она превращает поиск задним числом в предупреждение. Сверка с поставщиком нужна не вместо этого, а как проверка, что ваша картина совпадает с его.
Вопросы
Как учитывать частичную поставку?
Сравнивать суммы, а не факт наличия документа. Строка, где сумма закрывающих документов меньше суммы оплаты, — это частично закрытый аванс, и остаток по ней такой же незакрытый, как и полный.
Через сколько аванс становится проблемой?
Ориентир — срок поставки по договору плюс разумный запас. Универсального числа нет, но незакрытый аванс старше квартала почти всегда означает, что о нём забыли обе стороны.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/vesti-uchet-avansov.
Другие задачи