Номер документа повторился в новом году
Как это выглядит
При поиске по номеру находятся два документа: один за прошлый год, другой за этот. В реестре они выглядят как дубли, хотя это разные поставки.
Коротко
Большинство организаций сбрасывает нумерацию с началом года — это нормальная практика. Проблема не в документах, а в том, что номер использовали как уникальный ключ. Ключом должна быть тройка «контрагент + номер + год».
Почему так происходит
01Нумерация начинается заново каждый год
Счёт №1 появляется каждый январь. При хранении документов за несколько лет совпадения неизбежны.
02Год не входит в ключ поиска
Если реестр ищет по номеру и контрагенту, но не по году, два разных документа сливаются в один.
03Год есть в номере, но не везде
Часть поставщиков включает год в номер, часть — нет. Реестр из смешанных источников теряет однородность.
Как понять, что причина именно эта
- Отсортируйте реестр по номеру и посмотрите повторы
- Сравните даты у документов с одинаковым номером
- Проверьте, входит ли год в состав номера у этого поставщика
- Посмотрите, не совпадают ли суммы: у настоящих дублей они одинаковы
Как починить
Добавить год в ключ
- 1.Постройте ключ из ИНН контрагента, номера и года из даты документа
- 2.Проверьте уникальность по новому ключу
не чинит: Не поможет, если поставщик сбрасывает нумерацию не по годам, а, например, по кварталам.
Хранить дату рядом с номером
- 1.В реестре всегда держите дату документа
- 2.Ищите по паре «номер + период»
не чинит: Требует, чтобы дата была распознана верно; при перепутанных датах ключ снова ломается.
Разделить архив по годам
- 1.Храните документы в папках по годам
- 2.Так совпадения не встречаются в одном списке
не чинит: Усложняет сквозной поиск по всей истории.
Когда мы не нужны
Это устройство реестра, а не задача разбора. Достаточно один раз добавить год в ключ.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы отдаём номер и дату документа отдельными полями — из них ключ с годом строится формулой. Достраивать год в номер мы не будем: это изменение данных, а номер должен оставаться таким, каким он напечатан.
Вопросы
Почему бы вам не добавить год в номер сразу?
Потому что тогда номер в таблице перестанет совпадать с номером в документе. При сверке с контрагентом это создаст путаницу большую, чем решает.
Дублями считаются документы с одинаковым номером?
Только вместе с контрагентом и годом. Одинаковый номер сам по себе не значит ничего: у каждого поставщика своя нумерация, и счёт №1 в январе есть у всех.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/nomer-povtorilsya-v-novom-godu.
Другие ошибки