Часть полей осталась пустой
Как это выглядит
Большинство строк заполнено, но в отдельных колонках зияют пропуски: у части поставщиков нет КПП, у части счетов — срока оплаты, у некоторых позиций — единицы измерения.
Коротко
Пустая ячейка означает одно из двух: поля не было в документе или его не удалось прочитать. Это принципиально разные вещи, и различать их важнее, чем заполнять пропуски. Первое нормально, второе требует возврата к документу.
Почему так происходит
01Поля нет в документе
Самая частая причина, и это не ошибка. У индивидуального предпринимателя нет КПП в принципе. Срок оплаты указывают не все. Единицу измерения в услугах часто опускают.
02Поле есть, но нечитаемо
Закрыто печатью, попало на сгиб, обрезано краем скана, набрано слишком мелко. Значение существует, но извлечь его не удалось.
03Поле названо непривычно
«Срок оплаты», «Оплатить до», «Действителен до» — это одно и то же по смыслу, но разные подписи. Нестандартная формулировка может остаться неузнанной.
04Значение отброшено как сомнительное
Осознанное решение: если прочитанное не проходит базовую проверку — например, в ИНН оказалось девять цифр, — честнее оставить пусто, чем записать заведомо неверное.
Как понять, что причина именно эта
- Откройте исходный документ и посмотрите, есть ли там это поле вообще. Половина вопросов закрывается на этом шаге.
- Сгруппируйте пропуски по колонкам: пустая колонка целиком означает, что поле не распознаётся системно, а не в отдельном документе.
- Сгруппируйте по поставщикам: пропуски у одного контрагента указывают на особенность его печатной формы.
- Проверьте, не относятся ли пропуски к необязательным полям: КПП у ИП, единица измерения у услуг.
Как починить
Разделить обязательные и необязательные поля
- 1.Составьте список полей, без которых работать нельзя, — обычно их пять-семь.
- 2.Проверяйте только их. Остальные пропуски не разбирайте вовсе.
- 3.Это резко сокращает объём ручной проверки без потери качества.
не чинит: Требует решения о том, что для вас обязательно. За вас его никто не примет.
Разобрать один документ каждого поставщика
- 1.Найдите поставщиков, у которых пропуски повторяются.
- 2.Разберите один их документ вручную и запомните, где в его форме лежит нужное поле.
- 3.Дальше пропуски у этого поставщика перестанут появляться.
не чинит: Окупается для постоянных поставщиков. Для разовых проще заполнить руками.
Когда мы не нужны
Если пустует поле, которого в документе нет, делать нечего вообще — никакой сервис не извлечёт то, чего не написано. Проверьте документ прежде, чем считать пропуск ошибкой.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы оставляем поле пустым, а не подставляем правдоподобное значение. Это осознанный выбор: пустая ячейка видна и заставляет проверить, а выдуманное значение выглядит нормальным и уходит дальше незамеченным. Пометки «поле отсутствует в документе» и «поле не удалось прочитать» в пилоте различаются при ручном разборе, автоматически — пока нет.
Вопросы
Почему нельзя подставить значение из справочника?
Можно, и это разумно на вашей стороне, где справочник есть. Но подстановка на нашей стороне превратила бы данные документа в смесь прочитанного и додуманного, а различить их потом было бы невозможно.
Как отличить «нет в документе» от «не прочитали»?
Пока только взглядом на документ. Автоматическое различение этих двух случаев — как раз то, ради чего собираются реальные документы клиентов на пилоте.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/chast-polei-ostalas-pustoi.
Другие ошибки