Сумма в таблице расходится с документом на копейки
Как это выглядит
Сложили колонку «Сумма» — получилось 148 302,17 ₽, а в счёте стоит 148 302,15 ₽. Позиции при этом распознаны верно.
Коротко
Чаще всего это не ошибка распознавания, а арифметика округления: НДС можно считать по каждой строке и округлять построчно, а можно посчитать от общего итога. Результаты расходятся на копейки, и оба варианта встречаются в реальных документах.
Почему так происходит
01Построчное округление против округления от итога
Если по каждой строке НДС округлён до копеек, сумма таких округлений почти никогда не равна НДС, посчитанному от общей базы. Чем больше строк, тем больше расхождение — оно накапливается.
02Цена с большим числом знаков после запятой
В прайсах цены встречаются с тремя-четырьмя знаками. В печатной форме показаны два, а расчёт в системе шёл по полному значению — таблица, собранная по видимым цифрам, даст другой итог.
03Скидка, применённая к итогу, а не к строкам
Позиции остаются с исходными ценами, а скидка вычитается из общей суммы. Сумма по строкам в этом случае и не должна совпадать с итогом документа.
04Собственно ошибка распознавания
Она тоже бывает, но выглядит иначе: расхождение не в копейках, а в разы или на порядок — потерянный разряд, склеенные цифры, пропущенная строка.
Как понять, что причина именно эта
- Оцените величину расхождения: копейки и единицы рублей — почти наверняка округление; сотни и тысячи — потерянная или искажённая строка.
- Пересчитайте НДС двумя способами: построчно с округлением каждой строки и один раз от общей базы. Если итог документа совпал со вторым — вопрос закрыт.
- Сверьте число строк в таблице с числом позиций в документе: расхождение в количестве важнее расхождения в сумме.
Как починить
Договориться о базовом значении
- 1.Решите, что считается истиной: итог документа или сумма позиций.
- 2.В большинстве учётных задач истина — итог документа: именно он попадёт в платёж и в акт сверки.
- 3.Позиции используйте для аналитики, а не для сверки до копейки.
не чинит: Не подходит там, где позиции идут в номенклатурный учёт: там нужна точность по каждой строке.
Ввести допустимый порог расхождения
- 1.Задайте в своей таблице колонку с разницей между итогом документа и суммой строк.
- 2.Отфильтруйте всё, что больше порога — например, больше рубля.
- 3.Разбирайте руками только то, что вышло за порог.
не чинит: Порог придётся подбирать под свой поток: у документа на 300 позиций накопленное округление больше, чем у документа на пять.
Когда мы не нужны
Если расхождение в копейках и оно объясняется округлением, чинить нечего — документ корректен, а сверять до копейки не нужно. Сервис не поможет там, где нет ошибки.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы выгружаем и сумму по каждой позиции, и итог документа отдельными полями — именно чтобы разницу было видно, а не чтобы она пряталась. Автоматической проверки «итог равен сумме строк» в пилоте нет: мы не подгоняем цифры под ожидание, а показываем то, что стоит в документе.
Вопросы
Как понять, что это ошибка распознавания, а не округление?
По масштабу. Округление даёт копейки и единицы рублей и растёт с числом строк. Ошибка распознавания даёт разрыв на порядок: 15 400 вместо 154 000 или потерянную строку целиком.
Вы проверяете НДС автоматически?
В пилоте — при ручном разборе первого документа, глазами. Автоматической сверки НДС по строкам сейчас нет, и обещать её до появления мы не будем.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/summa-ne-shoditsya-na-kopeiki.
Другие ошибки