В накладной указан не тот грузополучатель
Как это выглядит
Машина приехала на склад в одном городе, а в накладной грузополучателем указан адрес головного офиса в другом. Или наоборот: указан филиал, которого уже нет.
Коротко
В накладной три разные роли — поставщик, плательщик и грузополучатель, — и они не обязаны совпадать. Ошибка здесь не арифметическая: документ выглядит верным, но товар оприходуется не на тот склад.
Почему так происходит
01Устаревшая карточка в системе поставщика
Адрес доставки заведён один раз и не обновлялся. Менеджер выбирает контрагента, адрес подставляется автоматически.
02Плательщик и грузополучатель перепутаны
В печатной форме эти поля стоят рядом и заполняются из разных справочников. При ручном выставлении их легко поменять местами.
03Доставка перенаправлена по звонку
Машину развернули на другой склад, а документы остались прежними. Формально это расхождение, фактически — обычная практика.
04Поля съехали при разборе
Реквизиты трёх сторон идут подряд в шапке. Сдвиг колонок меняет их местами, и «неверный грузополучатель» оказывается ошибкой распознавания.
Как понять, что причина именно эта
- Сравните адрес грузополучателя с адресом фактической разгрузки
- Проверьте, не совпадает ли грузополучатель с плательщиком — это признак перепутанных полей
- Откройте исходник и сверьте шапку глазами
- Посмотрите прошлые накладные того же поставщика: адрес обычно повторяется
Как починить
Проверять грузополучателя на приёмке
- 1.Сверяйте адрес в накладной с местом фактической приёмки до подписи
- 2.При расхождении требуйте исправленный документ
не чинит: Требует внимания приёмщика, который обычно считает коробки, а не читает шапку.
Обновить карточку у поставщика
- 1.Отправьте актуальные адреса доставки менеджеру
- 2.Попросите проверить справочник
не чинит: Не исправляет уже выписанные документы и не помогает при разовых поставщиках.
Сверить с реестром своих подразделений
- 1.Разберите накладные в таблицу с колонкой грузополучателя
- 2.Сопоставьте со списком своих адресов формулой
- 3.Отфильтруйте несовпадения
не чинит: Адреса пишутся в свободной форме, и точное сравнение даёт ложные срабатывания.
Когда мы не нужны
У компании с одним складом такой проблемы нет вообще. Она появляется у сетей и компаний с филиалами — там же, где документов много и читать шапку каждого некому.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы вытаскиваем поставщика, плательщика и грузополучателя отдельными полями и не сводим их к одному «контрагенту». Если в шапке заполнены не все три, пустые останутся пустыми — догадываться, кто здесь кто, мы не будем.
Вопросы
Часто ли это ошибка распознавания, а не документа?
Достаточно часто, чтобы проверять исходник первым делом. Три стороны стоят в шапке подряд, и сдвиг разметки меняет их местами — картина получается такой же, как при настоящей ошибке поставщика.
Сопоставите грузополучателя с нашими складами?
Нет, вашего списка адресов у нас нет. Мы отдадим адрес как напечатан — сравнение делается формулой по вашему справочнику.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/ne-tot-gruzopoluchatel.
Другие ошибки