В документе нет ИНН поставщика
Как это выглядит
В документе указано «ООО Ромашка», адрес и телефон, а ИНН отсутствует. Сопоставить со справочником нечем: организаций с таким названием десятки.
Коротко
ИНН — единственный надёжный ключ контрагента: наименования повторяются, адреса меняются. Без него сопоставление возможно только по совокупности признаков, и оно ненадёжно. Правильное решение — получить реквизиты, а не угадывать.
Почему так происходит
01Упрощённая печатная форма
Часть форм выводит только название и контакты. Особенно у небольших поставщиков и в счетах, выставленных вручную в текстовом редакторе.
02Реквизиты в подвале мелким шрифтом
ИНН может быть напечатан внизу страницы вместе с адресом и банковскими данными и не попасть в область распознавания при обрезанном скане.
03Документ — не счёт, а коммерческое предложение
В КП реквизиты часто не указывают вовсе: это не расчётный документ. Ошибка в том, что его пытаются провести как счёт.
Как понять, что причина именно эта
- Посмотрите подвал документа и оборот страницы
- Проверьте, не обрезан ли скан снизу
- Поищите ИНН в банковских реквизитах для оплаты
- Сравните название и адрес с уже известными контрагентами
Как починить
Запросить реквизиты у поставщика
- 1.Напишите или позвоните и попросите карточку организации
- 2.Сохраните её в справочнике контрагентов
- 3.Дальше сопоставляйте документы по названию, зная ИНН
не чинит: Разовое решение для нового поставщика; для потока разовых документов не годится.
Сопоставить по совокупности признаков
- 1.Используйте название, адрес и расчётный счёт вместе
- 2.Расчётный счёт особенно надёжен: он уникален
не чинит: Расчётный счёт меняется при смене банка, и связь по нему со временем рвётся.
Не проводить документ без реквизитов
- 1.Заведите правило: документ без ИНН отправляется на уточнение
- 2.Не включайте его в реестр на оплату
не чинит: Требует дисциплины и задерживает оплату, что не всегда приемлемо.
Когда мы не нужны
Если поставщик один и известен, ИНН подставит бухгалтер по памяти. Проблема появляется в потоке от десятков разовых поставщиков — там угадывание становится системным риском.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы вытащим ИНН, если он есть где угодно на странице, включая подвал. Если его нет, поле останется пустым — подставлять ИНН по названию из своих данных мы не можем и не будем: у нас нет вашего справочника, а совпадение имён ничего не доказывает.
Вопросы
Можете найти ИНН по названию организации?
Нет, обращений к внешним базам у нас нет. Да и по названию это ненадёжно: одинаковых наименований много, и подставленный не тот ИНН хуже пустого поля.
Что делать, если ИНН оказался в подвале, но скан обрезан?
Переснять документ целиком. Это самая частая причина «пропавшего» ИНН — не отсутствие, а обрезка при сканировании.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/net-inn-v-dokumente.
Другие ошибки