В одном PDF сразу несколько счетов
Как это выглядит
Пришёл файл на сорок страниц. Внутри десять счетов от разных поставщиков, у части по три-четыре страницы, у части по одной, и никакого разделения между ними нет.
Коротко
Для человека граница между документами очевидна: новая шапка, новый поставщик, новый номер. Для разбора её нужно вывести из содержимого, и надёжных признаков немного. Ошибка на границе стоит дорого: позиции одного счёта приписываются другому, а суммы складываются с чужими.
Почему так происходит
01Сканирование пачки одним заданием
Автоподатчик забирает всю стопку и выдаёт один файл. Это самый быстрый способ оцифровать пачку и одновременно самый неудобный для дальнейшего разбора.
02Нет разделительных листов
Без пустых листов или страниц со штрихкодом между документами в файле не остаётся ни одного формального признака границы — только смысл содержимого.
03Разное число страниц у документов
Резать пачку через каждые N страниц нельзя: у одного счёта одна страница, у другого спецификация на пять. Механическое деление разрежет документ посередине.
Как понять, что причина именно эта
- Пролистайте файл и выпишите номера страниц, где начинается новая шапка, — это и есть настоящие границы.
- Сверьте число найденных документов с числом счетов, которые вы ожидали получить.
- Проверьте, не начинается ли документ с середины страницы: в двусторонних сканах такое встречается и ломает деление по страницам.
Как починить
Разделить файл по найденным границам
- 1.Откройте PDF в редакторе, умеющем извлекать диапазоны страниц.
- 2.Сохраните каждый документ отдельным файлом, назвав его по поставщику и номеру.
- 3.Проверьте, что сумма страниц частей совпала с исходным файлом.
не чинит: Ручная работа, растущая линейно с объёмом. На десяти документах приемлемо, на сотне — нет.
Сканировать с разделителями
- 1.Вкладывайте между документами чистый лист или страницу со штрихкодом.
- 2.Настройте в драйвере сканера деление задания по такому листу.
не чинит: Работает только для того, что сканируете вы сами. На файлы от контрагентов не влияет никак.
Когда мы не нужны
Если пачка приходит раз в месяц и документов в ней десяток, разрезать её вручную быстрее и дешевле, чем внедрять что-либо. Разговор об автоматизации осмыслен при десятках таких пачек, а не при одной.
Что с этим делает наша выгрузка
Автоматического деления пачки на отдельные документы в текущей версии нет — файл считается одним документом. Это прямо влияет на лимит пилота: пачка из десяти счетов одним PDF засчитается как один документ, но и разберётся как один. Загружайте счета по отдельности; при ручном разборе первого счёта мы обсудим, как удобнее резать ваши пачки.
Вопросы
Можно ли делить пачку по числу страниц?
Только если у всех документов одинаковое число страниц, что бывает редко. В смешанной пачке такое деление разрежет часть документов посередине и склеит соседние.
Что надёжнее — разделительный лист или штрихкод?
Штрихкод: пустой лист может случайно оказаться внутри документа, например оборотом последней страницы. Штрихкод не встречается в обычных счетах и потому однозначен.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/mnogo-dokumentov-v-odnom-pdf.
Другие ошибки