Аванс зачтён дважды
Как это выглядит
После проведения документов по контрагенту образовалась переплата, которой не было. Аванс уменьшил и сумму счёта, и сумму отгрузки — то есть посчитан дважды.
Коротко
Задвоение почти всегда происходит на стыке документов: аванс уже учтён в одном, и его же вычитают в другом. В самих документах ошибки нет — каждый по отдельности внутренне верен, поэтому проверка отдельного документа ничего не находит.
Почему так происходит
01Счёт выставлен на сумму за вычетом аванса
Поставщик уменьшил сумму счёта на полученную предоплату. Если при оплате этот счёт снова закрывают авансом, зачёт происходит второй раз.
02Отдельный документ на зачёт аванса
Некоторые поставщики оформляют зачёт отдельным документом. Если его провели и одновременно уменьшили сумму отгрузки, аванс уйдёт дважды.
03Счёт-фактура на аванс проведена как обычная
Авансовая счёт-фактура и отгрузочная относятся к одной поставке. Проведённые как два независимых документа, они удваивают сумму.
04Сведение файлов от разных людей
Менеджер и бухгалтер вели свои таблицы, обе попали в общий файл. Строки зачёта задвоились при объединении.
Как понять, что причина именно эта
- Соберите по контрагенту все документы за период в одну таблицу и сложите зачёты
- Сравните сумму зачётов с фактически перечисленным авансом
- Проверьте, не уменьшена ли уже сумма самого счёта на аванс
- Посмотрите, нет ли отдельного документа на зачёт рядом с отгрузкой
Как починить
Свести все документы контрагента в одну таблицу
- 1.Разберите счета, накладные и платёжные документы за период
- 2.Сложите в одну таблицу с колонкой «вид документа»
- 3.Отфильтруйте строки, где упоминается аванс или предоплата
- 4.Сложите зачёты и сравните с суммой платежей
не чинит: Найдёт задвоение, но не скажет, какой из двух зачётов лишний — это решает бухгалтер по договору.
Договориться о едином порядке с поставщиком
- 1.Уточните, уменьшает ли поставщик сумму счёта на аванс
- 2.Зафиксируйте один способ и придерживайтесь его
не чинит: Не исправляет уже проведённые документы прошлых периодов.
Сверка расчётов
- 1.Запросите акт сверки за период
- 2.Разберите его в таблицу и сопоставьте по датам и суммам
- 3.Найдите операцию, которой нет у контрагента
не чинит: Акт сверки покажет расхождение итогов, но причину придётся искать построчно.
Когда мы не нужны
При десятке документов в месяц задвоение видно глазами. Оно становится незаметным при сотнях документов и нескольких людях, ведущих одного контрагента, — тогда без сведения в одну таблицу его не найти.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы разбираем каждый документ отдельно и не связываем их между собой: связей внутри одного документа нет. Задвоение видно только на своде, и свод делаете вы — зато из строк, которые не нужно вводить руками.
Вопросы
Найдёте задвоенный зачёт автоматически?
Нет. Для этого нужно понимать, какие документы относятся к одной поставке, а эта связь живёт в вашей учётной системе, а не в бумаге.
Помечаете ли вы авансовые документы отдельно?
Только если это следует из напечатанного — например, документ прямо назван авансовым. Догадываться по сумме и дате мы не будем.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/avans-zachten-dvazhdy.
Другие ошибки