Словарь

Аванс поставщику

Подробнее

• Аванс не является обеспечением: при неисполнении он просто возвращается, в отличие от задатка.
• На полученный аванс поставщик выставляет отдельную счёт-фактуру, которая позже зачитывается.
• Зачёт аванса при отгрузке оформляется по-разному: уменьшением суммы счёта или отдельным документом.
• Частичные авансы делают картину сложнее: один аванс закрывает несколько отгрузок.

Частые ошибки

• ✕Зачесть аванс дважды: и уменьшив сумму счёта, и отдельным документом.
• ✕Путать авансовую счёт-фактуру с отгрузочной и провести обе как самостоятельные.
• ✕Не вести учёт остатка аванса — тогда переплата обнаруживается только на сверке.

Как это влияет на выгрузку

Термин важен не сам по себе, а тем, что меняется в итоговой таблице. Ниже — практические следствия для колонок и проверок.

• В таблице авансовые документы стоит помечать отдельно: они выглядят как обычные, но относятся к другой стадии сделки.
• Ссылка на платёжный документ в авансовой счёт-фактуре — то поле, по которому строится связь.
• Остаток аванса считается сводной таблицей по контрагенту, а не берётся из документа.

Связанные термины

• Счёт-фактура
• Дебиторская задолженность
• Взаимозачёт
• Счёт эскроу
• Отсроченная поставка
• Субсчёт
• Обеспечительный платёж

Где встречается

• Авансовый отчёт — Авансовый отчёт почти никогда не приходит один: это папка из отчёта и десятка чеков, билетов и квитанций.
• Товарный чек — Товарный чек отвечает на вопрос «что именно куплено», тогда как кассовый чек отвечает на вопрос «оплачено ли».
• Расходный кассовый ордер — Расходный кассовый ордер оформляет выдачу наличных из кассы: под отчёт, на закупку, в оплату поставщику.
• Авансовый счёт-фактура — При получении предоплаты продавец выставляет документ на аванс, а после отгрузки — обычный отгрузочный.
• Как разобрать авансовый отчёт сотрудника Сложность авансового отчёта не в сумме, а в разнородности приложений: чеки, товарные чеки, билеты, посадочные талоны, счета гостиниц. Каждый тип разбирается по-своему, и свести их в один список — основная работа.
• Как найти переплаты поставщикам Переплата не выглядит как проблема: платёж прошёл, банк не возражал. Обнаруживается она только сопоставлением — сколько заплачено против того, сколько получено. Две частые причины: счёт оплатили дважды и аванс, по которому поставка так и не случилась.
• Как отслеживать авансы, по которым ещё не было поставки? Незакрытый аванс не виден ни в списке неоплаченных счетов, ни в списке поступлений: счёт оплачен, документа о поставке нет, и обе привычные проверки этот случай не ловят. Он находится только специальным сопоставлением платежей с закрывающими документами.