Поставщик и покупатель поменялись местами
Как это выглядит
В колонке «Поставщик» встречается название вашей же компании, а в «Покупателе» — контрагента. В накладных та же путаница с грузоотправителем и грузополучателем.
Коротко
Реквизиты обеих сторон в документе лежат рядом и выглядят одинаково: название, ИНН, КПП, адрес, счёт. Отличает их только подпись поля, а она в печатных формах пишется по-разному. Зато ошибка ловится одной проверкой — по своему ИНН.
Почему так происходит
01Реквизиты сторон расположены рядом
В шапке счёта поставщик и покупатель идут друг за другом, набраны одним шрифтом и имеют одинаковый набор полей. Формально они различимы только подписью блока.
02Разные подписи полей в разных формах
«Поставщик», «Продавец», «Исполнитель», «Грузоотправитель» — в разных документах это может быть одна и та же сторона или разные. В накладной грузоотправитель нередко вообще третья компания.
03Реквизиты одной стороны неполны
Если у одной стороны указано только название без ИНН, привязка к блоку теряется, и блоки могут склеиться.
04Документ выставлен вам, а не вами
Путаница усиливается тем, что во входящих документах вы — покупатель, а в исходящих — поставщик. Одна и та же колонка в двух пачках документов означает разное.
Как понять, что причина именно эта
- Отфильтруйте строки, где в колонке поставщика стоит ваш ИНН: во входящих документах таких быть не должно ни одной.
- Сверьте расчётный счёт: он принадлежит той стороне, которая выставила счёт, и служит независимой подсказкой.
- Проверьте, не является ли грузоотправитель третьей организацией — в накладных это нормально и не считается ошибкой.
Как починить
Проверка по своему ИНН
- 1.Заведите константу со своим ИНН.
- 2.Постройте формулу-флаг: свой ИНН в колонке поставщика во входящем документе.
- 3.Все помеченные строки поменяйте местами и проверьте по документу.
не чинит: Ловит только тот случай, где одна из сторон — вы. Путаницу между двумя чужими организациями так не поймать.
Разделить входящие и исходящие до обработки
- 1.Не смешивайте в одной выгрузке документы, где вы поставщик, и те, где вы покупатель.
- 2.Тогда проверка по своему ИНН работает однозначно.
не чинит: Требует дисциплины при загрузке документов.
Когда мы не нужны
Проверка по собственному ИНН — это одна формула в Excel, и она ловит почти все случаи. Настраивать её стоит независимо от того, чем вы разбираете документы: она полезна и при ручном вводе.
Что с этим делает наша выгрузка
Мы выгружаем обе стороны отдельными полями и не пытаемся угадать, какая из них «ваша», — своего ИНН мы не знаем и спрашивать его на этапе пилота не стали. Проверку по своему ИНН стройте на своей стороне: это одна формула. Грузоотправителя и грузополучателя, если они есть в документе, выгружаем отдельно от продавца и покупателя, а не склеиваем.
Вопросы
Почему нельзя определить сторону по расчётному счёту?
Часто можно, и это хорошая подсказка. Но счёт указан не во всех документах, и надёжной эту привязку не назовёшь — поэтому мы её и не используем как правило.
Грузоотправитель — это всегда поставщик?
Нет. Отгружать может склад, перевозчик или третья компания по поручению поставщика. В накладной это отдельные поля именно потому, что стороны не обязаны совпадать.
Если ошибка не в Excel, а в самих документах
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/oshibki/storony-dokumenta-pereputany.
Другие ошибки