Авансовый отчёт: разбор для НКО
Авансовый отчёт в потоке документов сегмента «НКО и фонды»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Расходы часто делают волонтёры и сотрудники на местах, и приложения к отчёту разнородны: чеки, билеты, квитанции.
- Каждый мелкий расход надо отнести к проекту, иначе он не попадёт в отчёт грантодателю.
- Сумм много, они небольшие, и потеря одного чека означает расход за счёт организации.
Как это выглядит на практике
Отчёты по выездному мероприятию сводятся в таблицу. Итог сходится с выданными подотчётными суммами, кроме двух позиций — по ним запрашивают документы.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Подотчётное лицо — ФИО и должность.
- Количество приложений — «Приложение на N листах» — контрольное число для сверки с фактом.
Поток документов в сегменте
- — Средства приходят целевыми траншами под конкретные проекты, у каждого своя смета и свой срок.
- — Расходы идут разрозненно: аренда, типография, транспорт, закупки для подопечных, авансовые отчёты волонтёров и сотрудников.
- — Каждый документ надо отнести к проекту и к статье сметы — иначе он не попадёт в отчёт грантодателю.
- — В конце периода собирается отчёт с приложением копий всех подтверждающих документов.
На что смотреть в этой отрасли
- Дата документа — для попадания в нужный отчётный период
- Сумма и назначение — для сопоставления со статьёй сметы
- Поставщик и его ИНН — для подтверждения реальности расхода
- Номер документа — для ссылки в реестре, прилагаемом к отчёту
Что чаще всего ломается
- Приложения сняты одной пачкой в произвольном порядке.
- Число приложений в бланке не совпадает с количеством фактически приложенных чеков.
- Один чек относится к двум строкам отчёта.
- Билеты и посадочные талоны имеют совсем другую вёрстку, чем чеки.
Что проверить после разбора
- Количество распознанных приложений сверено с числом, указанным в бланке
- Сумма строк равна итогу израсходованного
- Остаток или перерасход пересчитан
- Каждый чек привязан к строке расхода
Отличаете ли вы расход по проекту от общего?
Нет. В чеке написано, что куплено, но не для какого проекта. Разметку делаете вы, мы убираем переписывание.
Пришлите документ «Авансовый отчёт» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/avansovyi-otchet--nekommercheskaya-organizaciya.
Авансовый отчёт в других отраслях
Другие документы для НКО