Акт выполненных работ: разбор для НКО
Акт выполненных работ в потоке документов сегмента «НКО и фонды»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Акты от подрядчиков по проекту должны попадать в отчётный период гранта, а не в календарный месяц.
- Формулировка работ в акте читается проверяющим и должна соответствовать смете проекта.
- Подрядчики часто разовые, и справочника по ним нет — сопоставление идёт по ИНН.
Как это выглядит на практике
Акты по проекту сводятся в таблицу с датами и суммами. Один акт выходит за границу отчётного периода — его переносят в следующий отчёт до сдачи.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата акта — Часто совпадают с номером счёта, но не всегда.
- Исполнитель и заказчик — Реквизиты в шапке или в подвале — расположение произвольное.
Поток документов в сегменте
- — Средства приходят целевыми траншами под конкретные проекты, у каждого своя смета и свой срок.
- — Расходы идут разрозненно: аренда, типография, транспорт, закупки для подопечных, авансовые отчёты волонтёров и сотрудников.
- — Каждый документ надо отнести к проекту и к статье сметы — иначе он не попадёт в отчёт грантодателю.
- — В конце периода собирается отчёт с приложением копий всех подтверждающих документов.
На что смотреть в этой отрасли
- Дата документа — для попадания в нужный отчётный период
- Сумма и назначение — для сопоставления со статьёй сметы
- Поставщик и его ИНН — для подтверждения реальности расхода
- Номер документа — для ссылки в реестре, прилагаемом к отчёту
Что чаще всего ломается
- Нет унифицированной формы: у каждого контрагента своя вёрстка шапки и таблицы.
- Наименование работы занимает 3–5 строк и перекрывает соседние колонки.
- Период указан текстом, а не датами.
- Акт и счёт напечатаны на одном листе — два документа в одном файле.
Что проверить после разбора
- Сумма строк равна итогу
- Период работ распознан как диапазон дат, а не как текст
- Договор-основание вынесен в отдельное поле
- Определено, один это документ на листе или два
Проверяете ли вы соответствие акта смете гранта?
Нет: смета гранта у вас, а её статьи в акте не упоминаются. Мы даём таблицу актов, сопоставление со сметой делается вашей стороной.
Пришлите документ «Акт выполненных работ» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/akt-vypolnennyh-rabot--nekommercheskaya-organizaciya.
Акт выполненных работ в других отраслях
- Акт выполненных работ: разбор для агентства недвижимости
- Акт выполненных работ: разбор для проката оборудования
- Акт выполненных работ: разбор для архитектурного бюро
- Акт выполненных работ: разбор для проектной организации
- Акт выполненных работ: разбор для арендодателя коммерческой недвижимости
- Акт выполненных работ: разбор для обслуживания инженерных систем
Другие документы для НКО