для автошколы
Распознавание документов для автошколы
Учебный автопарк даёт постоянный поток документов на топливо и ремонт. Разбираем, что переносить и как связать расходы с машиной.
Как сейчас идёт поток документов
Топливо закупается по картам или наличными, документы приходят пачкой в конце периода.
Обслуживание и ремонт учебных машин идут от нескольких сервисов, каждый со своим форматом акта.
Учебные материалы, бланки и медосмотры дают мелкие документы от разных поставщиков.
Расходы нужно относить на конкретную машину, а в документах она указана не всегда.
Порядок объёма
Ориентир: автошкола с парком в 5–15 машин получает от 30 до 120 документов в месяц, преимущественно мелких.
Где теряется время
Боли сегмента
- — Топливные документы многочисленны и мелки: сумма невелика, а количество строк большое.
- — Государственный номер машины в акте сервиса указан текстом внутри описания работ, а не отдельным полем.
- — Расход топлива без привязки к пробегу не проверяется, а пробег живёт в путевых листах, то есть в другом документе.
- — Сезонные пики — набор групп — совпадают с ростом расходов, и сравнивать периоды без нормировки бессмысленно.
Какие поля здесь важнее всего
- — Государственный номер машины — для отнесения расхода
- — Дата и сумма документа
- — Вид расхода — топливо, ремонт, расходники, обучение
- — Количество топлива в литрах — отдельно от суммы
Что мы делаем на пилоте
Берём ваш самый неудобный документ из этого потока, разбираем его вручную под ваш формат и настраиваем набор колонок так, чтобы таблицу можно было использовать сразу, без доработки напильником. Дальше подключаем автоматическую обработку — по мере запуска пилота и на ваших же документах.
Вопросы для автошколы
Зачем разделять литры и сумму?
Потому что рост суммы объясняется либо ростом цены, либо ростом расхода, и это разные проблемы. Без литров отличить одно от другого невозможно, а решения они требуют противоположные.
Как связать расход с конкретной машиной?
Через государственный номер, вынесенный в отдельное поле. Если в документе его нет, связь придётся ставить вручную при регистрации — и лучше делать это сразу, а не в конце месяца.
Пилот для автошколы
1 990 ₽ за 30 дней, до 100 входящих счетов. Первый документ разбираем вручную — на нём и проверяется, полезно ли это в вашем потоке.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/dlya/avtoshkola.
Документы для автошколы
Другие отрасли и роли