Акт списания: разбор для автошколы
Акт списания в потоке документов сегмента «Автошкола»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Списывается топливо по учебным машинам и расходные материалы по занятиям — два разных потока в одинаковых бланках.
- Расход топлива привязан к часам вождения, а не к пробегу, и в акте это разные строки.
- Акты составляются регулярно и однотипно, из-за чего в них проще всего пропустить ошибку.
Как это выглядит на практике
Акты списания ГСМ за месяц по шести учебным машинам. В таблице — машина, период и объём; расход на час вождения считается формулой, а не выборкой из папки.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата акта — Собственная нумерация организации.
- Наименование позиции — Построчно, с номенклатурным номером если он есть.
- Количество и единица — Списываемый объём.
- Причина списания — Главное аналитическое поле: расход, порча, истечение срока, недостача.
Поток документов в сегменте
- — Топливо закупается по картам или наличными, документы приходят пачкой в конце периода.
- — Обслуживание и ремонт учебных машин идут от нескольких сервисов, каждый со своим форматом акта.
- — Учебные материалы, бланки и медосмотры дают мелкие документы от разных поставщиков.
- — Расходы нужно относить на конкретную машину, а в документах она указана не всегда.
На что смотреть в этой отрасли
- Государственный номер машины — для отнесения расхода
- Дата и сумма документа
- Вид расхода — топливо, ремонт, расходники, обучение
- Количество топлива в литрах — отдельно от суммы
Что чаще всего ломается
- Причина списания записывается свободным текстом, а не выбором из списка, поэтому одинаковые причины формулируются по-разному.
- Формы у каждой организации свои, и расположение полей не повторяется между компаниями.
- Комиссия и подписи занимают половину листа, оставляя таблице позиций меньше места и меньший шрифт.
- В одном акте часто смешаны разные причины списания по разным позициям, а колонка причины одна на документ.
Что проверить после разбора
- Причина списания указана по каждой позиции, а не одна на весь акт
- Списываемое количество не превышает остаток на дату акта
- Есть ссылка на документ-основание
- Акт утверждён руководителем
Посчитаете расход на час вождения?
Нет, расчётов в сервисе нет. Отдадим объём и период строками — деление на часы делается в вашем файле, где эти часы и лежат.
Пришлите документ «Акт списания» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/akt-spisaniya--avtoshkola.
Акт списания в других отраслях
Другие документы для автошколы