Акт списания: разбор для кафе и ресторанов
Акт списания в потоке документов сегмента «Кафе и рестораны»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Списание продуктов идёт ежедневно и мелкими суммами — объём документов большой, а каждый по отдельности незначим.
- Причины смешаны в одном акте: порча, бой, проработка новых блюд, питание персонала — и колонка причины часто одна на документ.
- Нормы естественной убыли применимы к части позиций, и без разделения причин их невозможно выделить.
Как это выглядит на практике
За месяц накопилось 60 актов списания. В таблице причины разнесены построчно: выясняется, что половина суммы — одна позиция, которая портится из-за неверных условий хранения на кухне. Раньше это тонуло в общей цифре списаний.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата акта — Собственная нумерация организации.
- Наименование позиции — Построчно, с номенклатурным номером если он есть.
- Количество и единица — Списываемый объём.
- Причина списания — Главное аналитическое поле: расход, порча, истечение срока, недостача.
Поток документов в сегменте
- — Продукты привозят ежедневно, иногда несколько раз в день.
- — Накладную принимает шеф или менеджер смены, не бухгалтер.
- — Документы копятся до конца недели.
- — Себестоимость блюд считается по устаревшим ценам.
На что смотреть в этой отрасли
- Наименование продукта и единица (кг, л, шт.)
- Цена за единицу — для пересчёта себестоимости
- Дата поставки
- Фактическое количество против заказанного
Что чаще всего ломается
- Причина списания записывается свободным текстом, а не выбором из списка, поэтому одинаковые причины формулируются по-разному.
- Формы у каждой организации свои, и расположение полей не повторяется между компаниями.
- Комиссия и подписи занимают половину листа, оставляя таблице позиций меньше места и меньший шрифт.
- В одном акте часто смешаны разные причины списания по разным позициям, а колонка причины одна на документ.
Что проверить после разбора
- Причина списания указана по каждой позиции, а не одна на весь акт
- Списываемое количество не превышает остаток на дату акта
- Есть ссылка на документ-основание
- Акт утверждён руководителем
Как свести причины, если их пишут свободным текстом?
Накопительным справочником: выписать все формулировки за квартал и сопоставить их пяти-шести категориям. Обычно из сотни разных фраз получается короткий понятный список.
Пришлите документ «Акт списания» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/akt-spisaniya--obshchepit.
Акт списания в других отраслях
Другие документы для кафе и ресторанов