Приходный кассовый ордер: разбор для кафе и ресторанов

Что здесь особенного

• Ордера оформляются на инкассируемую выручку смены, и их число равно числу смен, а не числу документов от поставщиков.
• Сумма прописью заполняется кассиром от руки в конце смены, когда внимание ниже всего.
• Расхождение между выручкой по кассе и суммой ордера — сигнал, который надо ловить в тот же день, а не в конце месяца.

Как это выглядит на практике

За месяц оформлено 60 приходных ордеров по двум точкам. В таблице суммы прописью сверены с цифровыми и с отчётами кассы: два расхождения найдены в течение суток, когда ещё можно выяснить, что произошло.

Поля и поток

На что смотреть в этой отрасли

• Наименование продукта и единица (кг, л, шт.)
• Цена за единицу — для пересчёта себестоимости
• Дата поставки
• Фактическое количество против заказанного

Что чаще всего ломается

• Сумма прописью — длинная строка, часто с переносом, и при разборе она обрезается по краю поля.
• Отрывная квитанция расположена сбоку и при разборе воспринимается как вторая колонка данных, а не как дубль.
• Штамп «Получено» перекрывает часть полей на экземпляре, который доходит до учёта.
• Часть полей заполняется от руки, включая основание платежа.

Что проверить после разбора

• Сумма цифрами совпадает с суммой прописью
• Данные квитанции совпадают с данными ордера
• Основание заполнено и ссылается на существующий документ
• Нумерация не имеет разрывов в пределах периода
• Строка налога заполнена явно, включая случай «без НДС»