Акт списания: разбор для лаборатории
Акт списания в потоке документов сегмента «Лаборатория»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Реактивы списываются по методикам, и норма расхода на исследование задана заранее — отклонение от неё и есть предмет контроля.
- Списание по истечении срока годности привязано к серии, а не к наименованию реактива.
- Причины смешаны в одном акте: расход по методике, истечение срока, порча при хранении, брак партии.
Как это выглядит на практике
За квартал списано реактивов на заметную сумму. В таблице причины разнесены построчно: расход по методике сходится с числом исследований, а вот списание по сроку сосредоточено на трёх позициях, которые закупаются с избытком.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата акта — Собственная нумерация организации.
- Наименование позиции — Построчно, с номенклатурным номером если он есть.
- Количество и единица — Списываемый объём.
- Причина списания — Главное аналитическое поле: расход, порча, истечение срока, недостача.
Поток документов в сегменте
- — Реактивы и тест-системы приходят от специализированных поставщиков, часто с длинными наименованиями и каталожными номерами.
- — Расходники — пробирки, наконечники, перчатки — идут отдельным потоком крупными партиями.
- — К части поставок прилагаются паспорта качества и сертификаты, которые хранятся отдельно от накладных.
- — Списание идёт по методикам, и точность прихода определяет корректность расчёта себестоимости исследования.
На что смотреть в этой отрасли
- Каталожный номер поставщика — точный ключ позиции
- Серия и срок годности — построчно
- Количество и фасовка — упаковка и единица различаются кратно
- Цена за единицу — для расчёта себестоимости исследования
Что чаще всего ломается
- Причина списания записывается свободным текстом, а не выбором из списка, поэтому одинаковые причины формулируются по-разному.
- Формы у каждой организации свои, и расположение полей не повторяется между компаниями.
- Комиссия и подписи занимают половину листа, оставляя таблице позиций меньше места и меньший шрифт.
- В одном акте часто смешаны разные причины списания по разным позициям, а колонка причины одна на документ.
Что проверить после разбора
- Причина списания указана по каждой позиции, а не одна на весь акт
- Списываемое количество не превышает остаток на дату акта
- Есть ссылка на документ-основание
- Акт утверждён руководителем
Как отличить перерасход от списания по сроку?
По причине, проставленной в строке, а не по итоговой сумме. Перерасход означает проблему в процессе, истечение срока — в планировании закупок, и решения у них разные.
Пришлите документ «Акт списания» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/akt-spisaniya--laboratoriya.
Акт списания в других отраслях
Другие документы для лаборатории