Акт списания: разбор для аптеки

Что здесь особенного

• Основная причина списания — истечение срока годности, и она привязана к конкретной серии, а не к наименованию препарата.
• Списание отдельных групп препаратов требует особого оформления, и такие позиции нельзя смешивать с обычными в одном своде.
• Серия и срок печатаются мелко, и при ручном вводе именно эти поля пропускают чаще всего.

Как это выглядит на практике

За квартал списано на заметную сумму. В таблице причины сведены по группам: три четверти списания — истёкший срок, и почти всё по двум позициям, которые закупаются с запасом. Решение оказывается в закупках, а не в контроле склада.

Поля и поток

На что смотреть в этой отрасли

• Партия и срок годности по каждой строке
• Полное наименование с дозировкой
• Количество упаковок
• Цена поставщика и НДС по ставке 10 %

Что чаще всего ломается

• Причина списания записывается свободным текстом, а не выбором из списка, поэтому одинаковые причины формулируются по-разному.
• Формы у каждой организации свои, и расположение полей не повторяется между компаниями.
• Комиссия и подписи занимают половину листа, оставляя таблице позиций меньше места и меньший шрифт.
• В одном акте часто смешаны разные причины списания по разным позициям, а колонка причины одна на документ.

Что проверить после разбора

• Причина списания указана по каждой позиции, а не одна на весь акт
• Списываемое количество не превышает остаток на дату акта
• Есть ссылка на документ-основание
• Акт утверждён руководителем