для бюджетного учреждения
Распознавание документов для бюджетного учреждения
Накладные и акты по государственным контрактам: привязка, сверка со спецификацией, контроль остатка. Где первичка расходится с условиями контракта.
Как сейчас идёт поток документов
Поставки идут по заключённым контрактам, у каждого своя спецификация с зафиксированными позициями и ценами.
Поставщик привозит товар с накладной, и её нужно сверить со спецификацией контракта построчно.
Приёмка оформляется документом о приёмке, и любое расхождение с контрактом требует объяснения.
Оплата проходит с контролем остатка по контракту, поэтому сумма по каждой поставке должна быть точной.
Порядок объёма
Ориентир: у учреждения одновременно действует от единиц до нескольких десятков контрактов, и по каждому идут поставки со своей первичкой. Пик приходится на конец финансового года.
Где теряется время
Боли сегмента
- — Наименование в накладной поставщика не совпадает дословно с наименованием в спецификации контракта.
- — Цена в накладной отличается от контрактной на копейки из-за округления — а расхождение обосновывать надо.
- — Номер контракта в накладной пишут по-разному: то полностью, то сокращённо, то не пишут вовсе.
- — Поставка приходит частями, и остаток по контракту приходится считать вручную по всем накладным.
Какие поля здесь важнее всего
- — Номер контракта — без него документ не привязать к обязательству
- — Наименование позиции — то, что сверяется со спецификацией
- — Количество и цена по каждой строке — для контроля остатка
- — Итоговая сумма документа и НДС
Что мы делаем на пилоте
Берём ваш самый неудобный документ из этого потока, разбираем его вручную под ваш формат и настраиваем набор колонок так, чтобы таблицу можно было использовать сразу, без доработки напильником. Дальше подключаем автоматическую обработку — по мере запуска пилота и на ваших же документах.
Вопросы для бюджетного учреждения
Вы сверяете накладную со спецификацией контракта?
Автоматической сверки нет. Мы разбираем накладную в таблицу с той же структурой, что и спецификация, — после этого сравнение делается в Excel. Сам вывод о соответствии остаётся за вами.
Можно ли получить КБК в выгрузке?
Только если он напечатан в документе. В накладной поставщика его обычно нет — это ваша аналитика, и проставляется она на вашей стороне.
Мы обязаны работать в защищённом контуре. Это подходит?
Скорее нет. Документы обрабатываются на нашей стороне, а не внутри вашего контура. Если у вас есть требование не выносить данные за периметр — честнее сказать сразу, что мы этому требованию не отвечаем.
Пилот для бюджетного учреждения
1 990 ₽ за 30 дней, до 100 входящих счетов. Первый документ разбираем вручную — на нём и проверяется, полезно ли это в вашем потоке.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/dlya/byudzhetnoe-uchrezhdenie.
Документы для бюджетного учреждения
Другие отрасли и роли