Счёт-фактура: разбор для бюджетного учреждения
Счёт-фактура в потоке документов сегмента «Бюджетное учреждение»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Счёт-фактура по контракту должен биться с накладной до копейки: расхождение придётся объяснять письменно.
- Наименования в счёте-фактуре поставщик часто пишет короче, чем в спецификации контракта, и сверять приходится по смыслу.
- Ставки НДС в одной поставке по контракту могут различаться по строкам.
Как это выглядит на практике
Счёт-фактура на поставку по контракту рядом с разобранной накладной. Обе таблицы одинаковой структуры — расхождение по строке находится вычитанием, а не сличением листов.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата счёта-фактуры — Номер бывает составным: 1842/2 или 1842-А. Часть после разделителя нередко теряется.
- Продавец, адрес, ИНН/КПП — Адрес — самое длинное поле шапки, переносится на две строки.
- Ставка налога — 20 %, 10 %, 0 %, «без НДС» — в одной таблице могут встречаться разные ставки.
Поток документов в сегменте
- — Поставки идут по заключённым контрактам, у каждого своя спецификация с зафиксированными позициями и ценами.
- — Поставщик привозит товар с накладной, и её нужно сверить со спецификацией контракта построчно.
- — Приёмка оформляется документом о приёмке, и любое расхождение с контрактом требует объяснения.
- — Оплата проходит с контролем остатка по контракту, поэтому сумма по каждой поставке должна быть точной.
На что смотреть в этой отрасли
- Номер контракта — без него документ не привязать к обязательству
- Наименование позиции — то, что сверяется со спецификацией
- Количество и цена по каждой строке — для контроля остатка
- Итоговая сумма документа и НДС
Что чаще всего ломается
- Разные ставки НДС в одной таблице: наивный разбор берёт первую и применяет ко всем строкам.
- Корректировочный счёт-фактура визуально похож на обычный, но содержит колонки «до» и «после изменения».
- Номер ГТД занимает несколько строк ячейки.
- «Он же» вместо грузополучателя требует подстановки значения из другого поля.
Что проверить после разбора
- Сумма НДС по строкам равна итоговой сумме налога
- Ставка НДС применена к строке, а не ко всему документу
- ИНН/КПП продавца и покупателя проходят проверку формата
- Наличие пары «номер и дата исправления» отмечено отдельно
Сверите счёт-фактуру с накладной?
Автоматической сверки нет. Мы приводим оба документа к таблицам одинаковой структуры, дальше сравнение — формула в Excel. Вывод о расхождении делает бухгалтер.
Пришлите документ «Счёт-фактура» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/schet-faktura--byudzhetnoe-uchrezhdenie.
Счёт-фактура в других отраслях
Другие документы для бюджетного учреждения