Как обработать сразу пачку документов
Короткий ответ
Ключевое требование к пакетной обработке — не скорость, а прозрачность: должно быть видно, какие файлы не разобрались и почему.
Способы решить задачу
01По одному вручную
0 ₽Открывать каждый файл и заносить данные.
плюсы
- + Контроль над каждым документом
минусы
- − Час на десять документов
- − К концу пачки внимание падает
02Пакетный разбор
1 990 ₽ за 30 дней, до 100 счетовОтдать архив целиком и получить реестр с разбивкой по типам.
плюсы
- + Один проход по всей пачке
- + Список неразобранного с причинами
минусы
- − Платно
- − Нужен лимит под объём
03Разделители при сканировании
0 ₽, но нужна дисциплина при сканированииВкладывать между документами лист со штрихкодом и делить задание по нему прямо в драйвере сканера.
плюсы
- + Пачка приходит уже нарезанной
- + Не требует разбирать файл потом
минусы
- − Работает только для того, что сканируете сами
- − На файлы от контрагентов не влияет
04Очередь с приоритетом
0 ₽, если реестр уже ведётсяОбрабатывать не всю пачку подряд, а сначала документы со сроком оплаты в ближайшие дни, остальное — по мере сил.
плюсы
- + Срочное не тонет в объёме
- + Видно, что можно отложить без последствий
минусы
- − Нужен срок оплаты в реестре до разбора
- − Часть пачки может лежать неделями
Что выбрать
Главный риск пакетной обработки — тихая потеря файлов. Если сервис не показывает список того, что не удалось разобрать, реестру нельзя доверять.
Вопросы
Что с файлами, которые не разобрались?
Они должны попадать в отдельный список с причиной: нечитаемый скан, не тот тип, пустая страница. У нас так и сделано.
Сколько документов считается пачкой?
Практическая граница там, где ручной разбор перестаёт помещаться в рабочий день: обычно это несколько десятков файлов за раз. Десять документов быстрее обработать по одному, чем настраивать что-либо.
Что делать, если в одном файле несколько документов?
Резать до загрузки. Механическое деление через каждые N страниц не работает: у одного счёта одна страница, у спецификации пять, и такое деление разрежет документ посередине.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/obrabotat-pachku-dokumentov.
Другие задачи