Как проверить полноту документов за период
Короткий ответ
Ошибку в документе видно, отсутствие документа — нет. Ловится оно только сравнением с чем-то внешним: с оплатами, со сквозной нумерацией или со списком контрагентов, от которых документы приходят регулярно.
Способы решить задачу
01Сверка с оплатами
0 ₽, если реестры естьКаждая оплата должна иметь документ. Список оплат без документов и есть список дыр.
плюсы
- + Находит самое дорогое: расход без подтверждения
- + Оплаты известны точно, они в банке
- + Работает без всякой подготовки
минусы
- − Не ловит документы по неоплаченным поставкам
- − Не работает для документов, где оплаты нет вовсе
02Проверка сквозной нумерации
0 ₽У документов одного поставщика номера обычно идут подряд. Разрыв — сигнал.
плюсы
- + Ловит потерю даже там, где оплаты не было
- + Проверяется формулой за секунду
минусы
- − Работает только у поставщиков со сквозной нумерацией
- − Разрыв бывает законным: документ выписан не вам
03Проверка по регулярным контрагентам
0 ₽, час на составлениеСоставляете список тех, от кого документы приходят каждый месяц, и отмечаете, кто в этом месяце не прислал.
плюсы
- + Ловит систематические пропуски
- + Список короткий и обозримый
минусы
- − Не ловит разовых поставщиков
- − Список надо один раз составить
04Вручную
0 ₽ и ненадёжноПролистать папку за период и вспомнить, чего не хватает.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
Что выбрать
Начните со сверки с оплатами — она находит самое дорогое: расход, который нечем подтвердить. Нумерацию проверяйте по крупным поставщикам, где она сквозная. Список регулярных контрагентов стоит завести один раз: он ловит те пропуски, которые остальные способы не видят. Все три проверки делаются формулами, если документы уже собраны в таблицу.
Вопросы
Разрыв в нумерации — всегда потеря?
Нет. Поставщик выписывает документы всем клиентам подряд, поэтому в вашей выборке номера и не должны идти без пропусков. Признак работает у тех, кто ведёт отдельную нумерацию по покупателю, — уточняйте по конкретному поставщику.
Можно ли проверить полноту автоматически?
Проверку — да, формулой. Но она сравнивает два ваших списка, и оба нужно сначала иметь. Мы помогаем со сбором одного из них, а не с самой проверкой.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/proverit-polnotu-dokumentov.
Другие задачи