Как сверить акт сверки с данными учёта
Короткий ответ
Сравнивать надо не итоги, а строки: сошедшееся сальдо при разных наборах документов означает, что ошибок две и они компенсируют друг друга.
Способы решить задачу
01Сверять глазами по бумаге
0 ₽Идти по строкам акта и искать их в своей базе.
плюсы
- + Не нужно ничего готовить
минусы
- − 300 строк — это два дня
- − Пропуски неизбежны
02Выгрузить свою сторону и сравнить в Excel
0 ₽ + переносСопоставить два списка по дате, номеру и сумме через формулу.
плюсы
- + Находит все расхождения
- + Бесплатно
минусы
- − Сторону контрагента нужно откуда-то взять таблицей
03Разобрать акт сверки в таблицу
1 990 ₽ за 30 днейПолучить обе стороны акта таблицей и сравнить со своей выгрузкой.
плюсы
- + Убирает ручной перенос 300 строк
- + Расхождения выводятся списком
минусы
- − Платно
04Сверка от разницы, а не построчно
минуты при одном расхожденииПосчитать величину расхождения и искать документ ровно на эту сумму: совпадение почти всегда указывает на причину сразу.
плюсы
- + Часто находит причину за минуты
- + Не требует сверять весь период
минусы
- − Не работает, когда расхождений несколько
- − Совпадение суммы бывает случайным
Что выбрать
Узкое место сверки — превращение присланного PDF в таблицу. Само сравнение делается формулой за минуту, если обе стороны в одинаковом виде.
Вопросы
Что делать, если сальдо сошлось, а состав документов разный?
Это худший случай: две ошибки взаимно компенсировались. Именно поэтому сверять надо построчно, а не по итогу.
Почему сальдо не сходится при совпадающих суммах?
Чаще всего из-за разных периодов сверки или платежа, отнесённого на другой договор. Искать надо не ошибку в сумме, а недостающий документ — и почти всегда он находится.
Что делать, если контрагент не признаёт расхождение?
Показать конкретный документ: номер, дату, сумму и способ получения. Спор о сальдо не решается, спор о конкретном документе решается почти всегда — у одной из сторон он найдётся в неучтённых.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/sverit-akt-sverki.
Другие задачи