Как сверить расчёты и остатки с поставщиком
Короткий ответ
Расхождение почти всегда объясняется одной из четырёх причин: документ учтён у одной стороны и не учтён у другой, платёж отнесён на другой договор, разные периоды сверки, возврат отражён по-разному. Искать надо не «ошибку в сумме», а недостающий документ — и почти всегда он находится.
Способы решить задачу
01Вручную
От часа при полусотне документов; при сотнях — практически неприменимо.Сверять построчно два списка документов, свой и присланный поставщиком.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Сверка от разницы, а не построчно
Несколько минут при одном расхождении.Посчитать величину расхождения и искать документ или платёж ровно на эту сумму. Совпадение суммы почти всегда указывает на причину сразу.
плюсы
- + Часто находит причину за минуты
- + Не требует сверять всё подряд
минусы
- − Не работает, когда расхождений несколько и они складываются
- − Совпадение суммы бывает случайным
03Сопоставление по ключу «номер плюс дата»
Полчаса на подготовку таблицы.Свести оба списка в одну таблицу по паре «номер документа и дата» и посмотреть строки, оказавшиеся только с одной стороны.
плюсы
- + Даёт полный список расхождений сразу
- + Работает при любом их числе
- + Показывает и лишнее, и недостающее
минусы
- − Требует, чтобы номера были записаны одинаково
- − Разные форматы номера ломают сопоставление
04Сверка нарастающим итогом по датам
Пятнадцать минут, дальше поиск внутри интервала.Сравнить накопленные суммы по обеим сторонам на несколько контрольных дат и найти интервал, в котором расхождение появилось.
плюсы
- + Быстро сужает поиск до недели или месяца
- + Помогает, когда расхождений несколько
минусы
- − Даёт интервал, а не документ
- − Требует упорядоченных по датам данных
Что выбрать
Порядок действий такой: сначала проверить, совпадает ли сумма расхождения с каким-то одним документом — это закрывает большинство случаев за минуты. Если не совпало, сузить период нарастающим итогом и уже внутри найденного интервала сопоставлять по номеру и дате. Построчная сверка всего периода — крайняя мера, а не первый шаг.
Вопросы
Почему номера не сопоставляются автоматически?
Потому что одна сторона пишет «142», другая «СЧ-000142», третья «142 от 05.08». Перед сопоставлением номера надо приводить к одному виду, и именно на этом шаге теряется больше всего строк.
Что делать, если поставщик не признаёт расхождение?
Показать конкретный документ: номер, дату, сумму и способ получения. Спор о сальдо не решается, спор о конкретном документе решается почти всегда — у одной из сторон он найдётся в неучтённых.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/sverit-ostatki-s-postavshchikom.
Другие задачи