Как оформить недостачу и пересорт при приёмке
Короткий ответ
Ключевой момент — подпись на накладной. Пока документ не подписан, расхождение фиксируется актом и решается быстро; после подписи вы официально подтвердили, что получили всё перечисленное, и доказывать обратное придётся вам. Поэтому пересчёт делается до подписи, а не после разгрузки.
Способы решить задачу
01Вручную
От пятнадцати минут на поставку; на накладной в двести позиций пересчёт при водителе нереален.Пересчитать позиции по накладной при водителе, при расхождении вписать фактическое количество и составить акт с его подписью.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Приёмка по количеству мест, детально — потом
Несколько минут при разгрузке плюс пересчёт в удобное время.При водителе проверять число мест и целостность упаковки, а поштучный пересчёт делать после с оговоркой в накладной о приёмке по местам.
плюсы
- + Водителя не приходится держать часами
- + Целые места и повреждённые видно сразу
минусы
- − Внутритарная недостача обнаруживается позже
- − Требует, чтобы оговорка была согласована с поставщиком заранее
03Выборочный пересчёт по риску
Пять-десять минут на поставку.Полностью пересчитывать позиции дорогие, мелкие и те, по которым уже были расхождения; остальное — по местам.
плюсы
- + Ловит большую часть потерь при малых затратах
- + Список рисковых позиций накапливается по опыту
минусы
- − Недостача по «спокойной» позиции пройдёт незамеченной
- − Нужен реестр прошлых расхождений
04Фотофиксация до вскрытия
Минута на поставку.Снимать паллету и пломбы до разгрузки, а расхождение — вместе с накладной в кадре.
плюсы
- + Даёт доказательство в споре
- + Стоит ноль рублей
- + Помогает и при повреждении груза
минусы
- − Не заменяет акта
- − Фотографии нужно связывать с документом, иначе через месяц непонятно, что снято
Что выбрать
Правило одно: не подписывать накладную, пока не убедились в том, что подтверждаете. Если пересчёт сразу невозможен, приёмка по местам с письменной оговоркой — законный компромисс, но его нужно согласовать с поставщиком заранее, а не изобретать в момент спора. Реестр прошлых расхождений по поставщикам окупается быстрее всего: он показывает, кого проверять поштучно.
Вопросы
Чем пересорт отличается от недостачи?
При недостаче товара меньше, чем в документе. При пересорте общее количество сходится, но вместо одной позиции привезли другую. Пересорт опаснее: итог по накладной сходится, и расхождение всплывает только при инвентаризации.
Можно ли принять товар с расхождением?
Да, зафиксировав фактическое количество в накладной и составив акт. Отказываться от всей поставки из-за одной позиции обычно невыгодно, но принимать молча — значит согласиться с документом.
Что делать, если недостача нашлась через неделю?
Зависит от того, что вы подписали и что предусмотрено договором по срокам заявления претензий. Практически шансы тем выше, чем раньше зафиксировано расхождение и чем меньше товара уже ушло со склада.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/razobrat-nedostachu-pri-priemke.
Другие задачи