Как считать закупки по объектам
Короткий ответ
Объекта в документах поставщика не существует: для него есть договор и номер заказа. Связь «документ — объект» живёт только у вас, и от того, в какой момент она проставляется, зависит, будет ли расчёт себестоимости объекта вообще возможен.
Способы решить задачу
01Вручную
От дня на месяц и растущая доля «не помню» по мелким документам.В конце месяца разбирать счета и вспоминать, на какой объект что покупалось.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Объект в заявке на оплату
секунды на заявкуТребовать указания объекта при подаче заявки: инициатор знает, для чего заказывает, в момент заказа.
плюсы
- + Связь ставится тем, кто её знает
- + Данные готовы до платежа
минусы
- − Нужна форма заявки
- − Не покрывает расходы, идущие без заявки
03Через договор или номер заказа
час на таблицу соответствийИспользовать номер договора из счёта и таблицу соответствий «договор — объект».
плюсы
- + Работает автоматически для поставок по договорам
- + Номер договора в счёте есть почти всегда
минусы
- − Один договор может обслуживать несколько объектов
- − Разовые закупки без договора выпадают
04Проставление при регистрации документа
секунды на документЗаполнять объект в момент занесения документа в реестр, а не при закрытии периода.
плюсы
- + Регистрирующий ещё помнит контекст
- + Не требует менять процесс закупки
минусы
- − Требует дисциплины
- − Регистрирующий не всегда знает объект
Что выбрать
Работающих вариантов два, и они дополняют друг друга: объект из заявки для того, что заказывается осознанно, и связь через договор для регулярных поставок. Общее у них одно — связь ставится в момент, когда её ещё знают. Восстановление задним числом даёт долю «не помню», которая растёт с каждым месяцем.
Вопросы
Что делать с расходами на несколько объектов сразу?
Распределять по заранее выбранной базе и фиксировать её. Машина материалов на три объекта делится по количеству, аренда техники — по времени. Главное, чтобы правило было записано, а не выбиралось каждый раз заново.
Как быть с общехозяйственными расходами?
Не пытаться разносить всё. Часть расходов относится ко всей компании, и попытка распределить их по объектам даёт точность, которой нет. Осмысленно разделять прямые затраты, а общие оставлять общими.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/schitat-zakupki-po-obektam.
Другие задачи