Как собрать реестр входящих счетов
Короткий ответ
Минимальный полезный реестр: поставщик, ИНН, номер, дата, сумма, срок оплаты, статус. Всё остальное — по вкусу, но без срока оплаты реестр бесполезен.
Способы решить задачу
01Вести таблицу руками
0 ₽Заносить каждый пришедший счёт в общий файл.
плюсы
- + Гибко
- + Бесплатно
минусы
- − Забывают заносить
- − Дубли не отслеживаются
02Реестр из выгрузки
1 990 ₽ за 30 днейРазбирать входящие счета и собирать реестр автоматически.
плюсы
- + Ничего не теряется
- + Дубли видны по паре ИНН + номер
минусы
- − Платно
03Модуль учётной системы
по тарифам вендораВести счета внутри учётной системы, если она это умеет.
плюсы
- + Единое место
- + Связь с оплатами
минусы
- − Всё равно нужен ввод данных из PDF
04Дата получения отдельно от даты счёта
секунды на документФиксировать при регистрации, когда документ фактически пришёл: в самом счёте этого нет, а срок оплаты часто считается от него.
плюсы
- + Делает опоздания поставщиков измеримыми
- + Обосновывает, почему документ учтён позже
минусы
- − Ещё одно поле при регистрации
- − Заполняется только вручную
Что выбрать
Реестр окупается не скоростью ввода, а отловом двух вещей: пропущенных сроков и повторных оплат. Обе стоят дороже, чем время на ведение таблицы.
Вопросы
Как ловить повторную оплату?
По паре «ИНН поставщика + номер счёта». Имя файла для этого не годится: один и тот же счёт приходит под разными именами.
Какой минимальный набор полей нужен?
Дата получения, поставщик с ИНН, номер и дата документа, сумма и срок оплаты. Шести полей достаточно, чтобы реестр отвечал на вопросы о полноте, дублях и очерёдности платежей.
Зачем реестр, если документы уже в учётной программе?
Программа знает только то, что в неё занесли. Реестр показывает и то, что получено, но ещё не занесено, — то есть отвечает на вопрос о полноте, на который программа ответить не может.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/sobrat-reestr-vhodyashchih-schetov.
Другие задачи