Как дать сотрудникам доступ к документам
Короткий ответ
Разграничивать надо по задаче, а не по должности: кладовщику нужны накладные своего склада, бухгалтеру — все документы, менеджеру — только его контрагенты. Общая папка «всем на чтение» — это не разграничение, а его отсутствие.
Способы решить задачу
01Вручную
0 ₽, но список устареваетРаздать доступ к папкам вручную и вести список, кому что открыто.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Права в облачном хранилище
0–500 ₽ на пользователяНастроить доступ по папкам средствами облака.
плюсы
- + Понятно и быстро
- + Есть журнал доступа
минусы
- − Права разъезжаются при росте структуры
- − Скачанный файл живёт своей жизнью
03Права в учётной системе
включено в системуРазграничить доступ к документам по ролям в системе.
плюсы
- + Права привязаны к данным, а не к файлам
- + Журнал действий подробный
минусы
- − Сканы часто лежат вне системы
- − Настройка ролей требует времени
Что выбрать
Пока в компании три человека, разграничение доступа — лишняя работа. Оно становится нужным не при росте штата, а при первом увольнении: вопрос «что этот человек мог скачать» задаётся именно тогда.
Вопросы
Что важнее — права или журнал?
Журнал. Права мешают случайному доступу, а журнал отвечает на вопрос, что произошло. Без второго первое проверить невозможно.
Нужно ли закрывать доступ к первичке от менеджеров?
Обычно да, кроме их собственных сделок. В накладных лежат закупочные цены — это самая чувствительная информация в компании после зарплат.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/nastroit-dostup-sotrudnikov-k-dokumentam.
Другие задачи