Как настроить контроль дублей при приёмке
Короткий ответ
Ключ дубля — тройка «поставщик, номер документа, дата». Сумма в этот ключ не входит: у дубля она совпадает всегда, а у разных документов может совпасть случайно.
Способы решить задачу
01Вручную
0 ₽, минута на документВести журнал входящих и перед оплатой проверять, не было ли такого номера от этого поставщика.
плюсы
- + Ничего не нужно внедрять
- + Полный контроль над каждым значением
минусы
- − Время растёт линейно с объёмом
- − Ошибки находятся позже, чем возникают
02Проверка в учётной системе при вводе
включено в системуСистема предупреждает о документе с тем же номером и датой у того же контрагента.
плюсы
- + Срабатывает в момент ввода
- + Ничего не нужно помнить
минусы
- − Работает только для введённых документов
- − Дубли из почты проходят мимо
03Реестр разобранных документов с проверкой ключа
1 990 ₽ за 30 днейВынимать номер, дату и поставщика из каждого файла и проверять совпадение по тройке.
плюсы
- + Ловит дубли независимо от канала поступления
- + Видно и файлы-копии, и повторные присылки
минусы
- − Не отличит дубль от исправленного документа с тем же номером
- − Платно
Что выбрать
При десятке документов в месяц дубли ловятся памятью. На сотне память перестаёт работать, а цена ошибки — повторный платёж, который возвращают неделями.
Вопросы
Почему нельзя искать дубли по сумме?
Потому что одинаковые суммы бывают у разных документов — особенно у регулярных услуг с фиксированной ценой. По сумме вы получите ложные срабатывания и перестанете доверять проверке.
Что делать с исправленным документом с тем же номером?
Помечать его как исправленный и хранить оба. Автоматическая проверка увидит дубль, а решение о замене — всегда человеческое.
Если решили, что стоит попробовать
Пилот на 30 дней: пришлите самый неудобный счёт, разберём вручную под ваш формат и вернём готовую таблицу.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/kak/nastroit-kontrol-dubley-pri-priemke.
Другие задачи