Акт выполненных работ: разбор для транспортной компании
Акт выполненных работ в потоке документов сегмента «Транспортная компания»: какие поля критичны, что ломается и как выглядит готовая таблица.
Что здесь особенного
- Акт перевозки закрывает рейс и должен сойтись с заявкой клиента и с путевым листом по датам и маршруту.
- Стоимость считается по километражу или по тарифу за рейс — в акте это разные формулировки.
- Часть актов подписывается через месяц после рейса, и связать их с рейсом по памяти уже невозможно.
Как это выглядит на практике
За месяц 34 акта от заказчиков. Сведённые в таблицу с датами и маршрутами, они сопоставляются с путевыми листами: по двум рейсам акта не оказалось вовсе, их выставили дополнительно.
Поля и поток
Критичные поля документа
- Номер и дата акта — Часто совпадают с номером счёта, но не всегда.
- Исполнитель и заказчик — Реквизиты в шапке или в подвале — расположение произвольное.
Поток документов в сегменте
- — Заявка от клиента приходит письмом или в мессенджере.
- — Водитель получает путевой лист и комплект документов на груз.
- — После рейса водитель сдаёт пачку бумаг с рукописными отметками.
- — Диспетчер сводит рейсы, пробег и топливо в таблицу.
На что смотреть в этой отрасли
- Госномер и водитель
- Показания одометра при выезде и возвращении
- Выданное и израсходованное топливо
- Пункты погрузки и разгрузки, расстояние
Что чаще всего ломается
- Нет унифицированной формы: у каждого контрагента своя вёрстка шапки и таблицы.
- Наименование работы занимает 3–5 строк и перекрывает соседние колонки.
- Период указан текстом, а не датами.
- Акт и счёт напечатаны на одном листе — два документа в одном файле.
Что проверить после разбора
- Сумма строк равна итогу
- Период работ распознан как диапазон дат, а не как текст
- Договор-основание вынесен в отдельное поле
- Определено, один это документ на листе или два
Можно ли связать акт с рейсом автоматически?
Если в акте есть номер заявки или дата и маршрут — да, сопоставление делается по ним. Если акт содержит только сумму за период, связь придётся восстанавливать вручную.
Пришлите документ «Акт выполненных работ» из этого потока
Первый документ разбираем вручную под ваш формат. Возьмите самый неудобный — тот, на котором обычно спотыкаются.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/combo/akt-vypolnennyh-rabot--transportnaya-kompaniya.
Акт выполненных работ в других отраслях
Другие документы для транспортной компании