Автоматизировать все документы или один тип
Соблазн охватить всё сразу против пользы от узкого начала. Как выбрать первый тип и когда расширяться.
На этой странице нет сравнительной таблицы с конкурентами: их цены и возможности меняются, а писать о чужих продуктах по памяти — значит вводить вас в заблуждение. Вместо этого — критерии и вопросы, которые стоит задать всем, включая нас.
По чему сравнивать
01Объём в штуках, а не в важности
Выигрыш пропорционален количеству. Самый важный документ может приходить пять раз в месяц, а самый нудный — двести.
Как проверить: Посчитайте документы за месяц по типам. Обычно результат удивляет.
02Однородность формы
Один тип от десяти поставщиков в похожей форме настраивается быстрее, чем десять типов от одного.
Как проверить: Посмотрите на пять документов одного типа от разных поставщиков: насколько они похожи.
03Кто получит выигрыш
Автоматизация участка, где никто не жалуется, не даёт видимого эффекта и не получает поддержки.
Как проверить: Спросите людей, что отнимает больше всего времени. Их ответ обычно точнее любых расчётов.
04Что дальше делают с данными
Если разобранные данные никуда не попадают, работа перекладывается, а не исчезает.
Как проверить: Проследите путь данных до конца: разбор, проверка, загрузка в учёт.
05Цена ошибки
Начинать стоит там, где ошибка заметна и исправима, а не там, где она уходит в отчётность.
Как проверить: Оцените, что произойдёт, если в первом же документе будет неверная сумма.
Вопросы поставщику
- 1Сколько документов каждого типа приходит за месяц?
- 2Насколько похожи документы одного типа от разных поставщиков?
- 3Кто именно почувствует облегчение и заметит ли он его?
- 4Куда попадают данные после разбора?
- 5Как быстро обнаружится ошибка в первом же документе?
Наши ответы на эти же вопросы
- Мы начинаем с одного типа документов и одного формата — это не ограничение, а способ получить результат за неделю, а не за квартал.
- Первый документ разбираем вручную под вашу форму: именно на нём становится понятно, насколько однороден поток.
- Расширяться на второй тип имеет смысл, когда первый работает без вашего участия.
Вопросы
Почему не взять сразу всё?
Потому что настройка под каждый тип и каждую форму — отдельная работа, а проверять результат придётся везде одновременно. Узкое начало даёт понятный результат и понятную оценку пользы.
Какой тип чаще всего оказывается первым?
Обычно входящие счета: их больше всего, форма относительно однородна и ошибка видна сразу при оплате.
Проверьте нас по этим же критериям
Пилот на 30 дней — это и есть тест на ваших документах, только с результатом на руках.
Первый счёт разбираем вручную под ваш формат. Списание разовое, автопродления нет. Источник перехода: seo/vybor/vse-dokumenty-ili-odin-tip.
Другие материалы о выборе